سابقه شرکت ارائه دهنده محصول:
پیشنهاد می کنیم شرکت هایی را برگزینید که بصورت تخصصی روی نرم افزار مدیریت آموزشگاه فعالیت می کنند و دارای سابقه چندین ساله هستند پس سعی کنید از شرکت رسمی خرید داشته باشید تا طرف حسابب شما شخص خاص نباشد بلکه تیمی پایدار باشد
معمولا نرم افزار های نو پا و تازه کار با سفارش یک یا چند مجموعه نوشته شده و شاید در حد رفع احتیاجات همان مراکز ،امکاناتی را فراهم آورند و هنوز به اصطلاح بازاری زیر بار نرفته و امتحان خود را پس نداده باشند اطمینان به اینگونه نرم افزارها دل شیر می خواهد!
پس نرم افزاری را برگزینید که سابقه کارکرد طولانی داشته باشد و تست های لازم که در بخشهای بعدی بیشتر توضیح می دهیم را سپری کرده و دارای اشکالات کمتری باشد
از بین نرم افزارهای موجود نرم افزاری را انتخاب کنید که حداقل 95% از نیازهایی را که قبلاً مدنظرتان بوده است را برآورده کند، اگر این درصد کمتر باشد بعدها با اضافه شدن نیازهایتان به مشکل خواهید خورد
بر خلاف دمو های اینترنتی و حضوری و یا تلفنی، در دموی حضوری خیلی از مسائل برای شما روشن خواهد شد همچنین چون شخص دمو دهنده مسلط ترین فرد به نرم افزار در شرکت می باشد شما می توانید سطحح علمی آن شرکت را بسنجید
برخی از شرکت ها تیم پشتیبان جدای از برنامه نویسان دارند که می تواند روند دریافت پشتیبانی شما در چند مرحله زمانبر ختم به برنامه نویسان شود پس از شرکت هایی خرید کنید که برنامه نویسان؛ خود مسئول پشتیبانی هستند یا حداقل افراد پشتیبان آشنا به برنامه نویسی باشند (در مبتکران صنعت برنامه نویسان مستقیم پشتیبانی را انجام خواهند داد)
1) به چه چیزی گارانتی گفته می شود؟
پشتیبانی نرم افزار یعنی چه و چه مواردی را شامل می شود؟
خدمات پس از فروش شامل چه مواردی است؟
نرم افزار محدودیت تاریخ یا تعداد دارد؟
شرایط تمدید پشتیبانی با اتمام قرارداد پشتیبانی اولیه چیست؟
آیا شرکت آماده ارائه پشتیبانی موردی هست و شرایط آن چیست؟
پشتیبانی در محل ارائه می شود؟
عقلتان را پشت چشمتان پنهان نکنید و گول ظواهر را نخورید ملاک هایی نظیر بزرگی مکان شرکت، تبلیغات بیشتر، حضور گسترده در نمایشگاه ها، رتبه شرکت و سایت پر زرق و برق و نرم افزار با ظاهر زیبا و رنگ بندی های متنوع فقط برای کاربران استفاده کننده جذابیت دارند ولی شما که مدیریت موسسه و آموزشگاه را بر عهده دارید و یا مسوول IT شما باید به نکات فنی و همچنین پوشش احتیاجات بیشتر بها دهید اگر چند نرم افزار را با امتیاز بالا کنار هم قرار دادید آنوقت به سراغ مسائل بالا بروید
شما هیچ راهی برای ارزیابی سرعت نرم افزار ندارید مگر اینکه از شرکت تولید کننده بخواهید شماره تماس بزرگترین مشتریانش را در اختیار شما قرار دهد و با تماس با مسئول مربوطه از حجم داده ها و همچنین سرعتت نرم افزار روی سرور و همچنین کلاینت ها مطلع شوید
نرم افزار ها دارای امکانات و قیمیت های متفاوتی هستند اگر بودجه محدودی را برای خرید نرم افزار کنار گذاشته اید و قیمت برای شما مهم تر از همه چیز است کار شما کمی سخت خواهد بود، چون مجبورید نرم افزاری را برگزینید که با بودجه شما همخوانی داشته باشد نه با نیازهای شما ولی درصورت داشتن بودجه باز،، نرم افزاری را خریداری نمایید که نسبت امکانات ارائه شده در آن به قیمت ، منصفانه و مناسب شما و نیازهای شما باشد
الف ) مشخصه های کمی (Quantity Specification)
قبل از خرید حتماً از شرکت بپرسید که نرم افزار با سیستم عامل مورد نظر شما سازگار است یا خیر
استفاده از ابزارهای مدرن و قدرتمند هر چند کم ولی در کیفیت نرم افزار بی-تاثیر نیست
یکی از مهم ترین قسمت های هر نرم افزار (نرم افزارهای مبتنی بر پایگاه داده) نوع بانک آن می باشد بانک های اطلاعاتی نظیر SQL SERVER و Oracle از بانک های اطلاعاتی مشهور، محبوب و حرفه ای و بانک ACCESS از بانک های اطلاعاتی متوسط برای مصارف معمولی هستند
هنگام خرید پیش بینی گسترش کار و توسعه نرم افزار را بدهید و قابلیت شبکه و میزان هزینه به ازای هر کلاینت (Node) را از شرکت مورد نظر سوال کنید (مبتکران صنعت در تعداد کلاینت های نرم افزار محدودیتیی ندارد و رایگان می باشد)
نکته :
شبکه پذیری با تحت وب بودن فرق می کند
نرم افزار تحت وب به نرم افزاری می گویند که بر روی مرورگر اجرا می شود و معمولاً برای دسترسی بر روی اینترنت به کار می رود مانند سایت های یاهو یا ثبت نام های اینترنتی
ب ) مشخصه های کیفی (Quality Specification)
در میزان کیفیت نرم افزار فقط 2 عامل طراحی و ساخت وجود دارد که اگر ضریب هر کدام را 50% در نظر بگیریم
بخش طراحی که شامل الگوریتمها میباشد هرگز توسط مصرف کننده قابل رویت و ارزیابی نیست پس کاربر هرگز نمیتواند به کیفیت واقعی نرم افزار پی ببرد
ولی در عمل ، استفاده از نرم افزار مسائل را تا حدود زیادی روشن میکند
مواردی از قبیل
عدم داشتن خطا در نرم افزار
عدم مغایرت در خروجی یا گزارشات
سادگی و عدم پیچیدگی نرم افزار
ظاهر و فرمهای نرم افزار
گزارشات و خروجی ها
داشتن راهنمای نرم افزار و از این قبیل را میتوان از موارد کیفی نرم افزار دانست
سعی کنید نیاز ها رایکپارچه ببینید و نرم افزاری انتخاب کنید که این نیاز ها را در خود جای دهد حتی الامکان از خرید چند نرم افزار جزیره ای اجتناب کنید
حتی المکان از انتخاب نرم افزار بدون ارتقا و از رده خارج از لحاظ تکنولوژی پرهیز کنید چون به مرور زمان نیاز های جدیدی برای شما حادث میگردد نرم افزاری که پشتیبانی قوی و بروز رسانی مستمر داشته باشد می تواند تا چندین سال نیاز های شما را مرتفع نموده و لزومی به تعویض نرم افزار نداشته باشید
نتیجه گیری
خرید یک نرم افزار یعنی شروع رابطه مبتنی بر اعتماد
پس در نهایت به شرکتی اعتماد کنید که قبل از هر چیز صداقت را سرلوحه کار خود قرار داده است.
نرم افزارحسابداری مناسب : از آنجایی که همه کسب و کارها فارغ از ابعاد و مقیاس، در واقع بنگاه های اقتصادی ای هستند که گردش صحیح مالی، اساس و پایه تشکیل و بقای آنهاست و متاسفانه بسیاری از تازه کاران علاقه مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست ها و ضرر و زیان ها به دلیل همین غفلت اتفاق می افتد.
لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم، بنابراین در غالب یک سلسله مقالات مرتبط و منظم نسبت به آموزش شما به زبان ساده تلاش خواهیم کرد.
شما صاحب یک شرکت و در واقع یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوعع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید.
بنابراین اینجاست که نرم افزارحسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریقق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت.
تعدد و تنوع زیاد نرم افزارها، مشتریان را در انتخابشان سردرگم میکند.هر نرم افزارحسابداری مدعی است که بیشترین امکانات را برای بهبود اوضاع کسب و کارتان دارد. قیمت نرم افزارها هم به طرز شگفت انگیزی متفاوتت است.
از نرم افزارحسابداری پنجاه هزار تومانی که ادعای محاسبه بهای تمام شده و سود و زیانتان را دارد تا نرم افزارهای جامع مالی چند ده میلیونی با خصوصیات و امکاناتی منحصربفرد اما به راستی یک نرم افزارحسابداری مناسب برای کسب و کار شما چه معیارهایی دارد ؟
هنگام انتخاب، یک نکته اساسی را در نظر بگیرید. اینکه برای چه کسی نرم افزارحسابداری میخرید؟
خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزارحسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشانن برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.
سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.
درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.
• نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
• نرم افزارحسابداری مناسب برای حسابداران
این دسته بندی بر اساس نوع کاربران تعیین شده است که در ادامه به خصوصیات هر کدام به تفصیل خواهیم پرداخت.
۱- نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
دسته اول، برای کاربرانی طراحی شده است که مسئول نگهداری حساب و کتاب یک کسب و کار کوچک اند، ولی حسابدار حرفه ای نیستند. یعنی نه رشته تحصیلی اشان حسابداری بوده، نه تجربه کاملی در حسابداری به شکل تخصصی دارند.
آنها میتوانند به خوبی فاکتور فروش بزنند، پرداخت نقد و چک مشتری را ثبت و مانده مشتری را حساب کنند، ولی حسابداری با آن چارچوب استانداردش را نمیشناسند.
قیمت رقابتی نسبت به محصولات هم رده
خدمات رایگان و گارانتی شش ماهه کلیه سیستم ها
ارائه تسهیلات خاص برای شرکت های تازه تاسیس
نصب و راه اندازی رایگان
آموزش رایگان به هر تعداد کاربر هنگام استقرار نرم افزار
امکان افزودن کاربر نامحدود در شبکه به صورت رایگان
خدمات
استقرار سیستم بر مبنای تطبیق امکانات سیستم با نیازهای مشتریان
دسترسی به پایگاه دانش محصولات
بهره گیری از سامانه پشتیبانی بیتا جهت استفاده از خدمات پشتیبانی
تعهد به رفع اشکال احتمالی سیستم های خریداری شده بدون نیاز به قرارداد پشتیبانی
ارتقاء نرم افزار به صورت دوره ای
ویژگی های فنی و کاربردی
بهره گیری از آخرین روش ها و تکنولوژی های تولید و توسعه نرم افزار
واسط کاربری به روز و دلنشین با سهولت بالا برای استفاده از سیستم
سرعت بالای استفاده از سیستم در فضای شبکه Lan و Wan
امکان استفاده در چندین شعبه در بستر وب با سرعت مناسب
امکان نگهداری اطلاعات مالی و سازمانی هر تعداد موسسه مستقل به صورت متمرکز
مدیریت و نگهداری اطلاعات کلیه سال های مالی در یک بانک اطلاعاتی
امکان استفاده از گزارش ساز پویای بیتا جهت ساخت گزارشات دلخواه
امکان ادغام و سرجمع نمودن فرآیندهای هر زیرسیستم برای تولید سند حسابداری مرتبط
امکان تعریف الگوی ادغام و تعیین زمان ارسال سند فرآیندها به طور خودکار
1- نرم افزار حسابداری مناسب شغل خود را شناسایی نموده یا درباره آن مشورت کنید.
برخی از بسته های نرم افزاری حسابداری برای صنعت و حرفه ای خاص طراحی شده اند. از این قبیل نرم افزار ها می توان نرم افزار های تولیدی، شرکتی، فروشگاهی، بازرگانی و ... را نام برد. با وجود اینکه نرم افزار های عمومی معمولا مقرون به صرفه تر هستند، اما نرم افزاری که متناسب با شغل شما باشد، امور حسابداری را برای شما آسان تر و راحت تر می سازد. برای مثال اگر شما صاحب یک بوتیک لباس فروشیی باشید، نرم افزار حسابداری ویژه خرده فروشی به شما کمک می کند که موجودی خود را به راحتی مدیریتت نمایید. در این نرم افزار ها ویژگی هایی طراحی شده است که شما را قادر می سازد به سادگی آیتم هایی ازز قبیل رنگ، سایز و یا نوع کالا انتخاب نمایید. این نرم افزار های حسابداری همچنین دارای سیستم فروشش یکپارچه می باشند. به طور کلی نرم افزار های ویژه مشاغل برای کاربردهای عملیاتی و بالا بردن ارزیابیی عملکرد مشاغل طراحی گردیده اند.
2- تصمیم بگیرید که می خواهید نرم افزار شما شامل چه ویژگی هایی باشد.
یک لیست از کارهایی که می خواهید نرم افزار حسابداری شما، متناسب با نیاز و ساختار شغلتان داشته باشد را تهیه نمایید. ممکن است شما به نرم افزار حسابداری ساده نیاز داشته باشید که تنها جریان هایی نقدی شما را پیگیری نماید. یا ممکن است شما به یک نرم افزار جامع نیاز داشته باشید که تمامی کارها راا برایتان انجام دهد.
3- با یک راه حل کم هزینه شروع کنید.
بسته به اینکه نیاز های شما تا چه حد عمومی و یا پیچیده می باشند، باید نرم افزار مطابق با نیاز خود را انتخاب نمایید. برای مثال اگر شما تنها مالک کسب و کار خود هستید، کارمندی ندارید و گردش موجودی شما پایین است و تعداد انگشت شماری مشتری دارید، نرم افزار های ارزان قیمت پایه برای شما بهترین گزینهه است. این گونه نرم افزار ها تمامی ویژگی های پایه ای را که شما به آن نیاز دارید را دارا می باشند. این نرم افزار ها شما را قادر می سازند که فاکتورها را برای بسیاری از مشتریان خود صادر نمایید و مشتریان شما میی توانند امکان پرداخت از طریق خودپرداز و سایر امکانات مشابه را داشته باشند.
نرم افزار حسابداری بیتا به شما توانایی رشد با کسب و کارتان را می دهد
4- تمام هزینه های درگیر با قیمت گذاری را در نظر بگیرید. (خدمات پس از فروش و تمدید سالیانه)
اگر کسب و کار شما گردش موجودی بالایی دارد و یا کارمندان زیادی دارید لازم است که از قابلیت های پیچیده تر و ویژه شغل خود بهره مند شوید. این گونه نرم افزار ها موجودی شما را به طور مداوم کنترل کرده و به شماا کمک می کند که برای خرید خود برنامه ریزی کرده و جریان های نقدی خود را مدیریت نمایید. همچنین میی توانید چندین سطح قیمت گذاری تعریف نمایید. بنابراین در هنگام خرید نرم افزار حسابداری علاوه بر هزینهه کلی نرم افزار که باید پرداخت نمایید به سایر هزینه ها نیز توجه کنید: هزینه های تعمیر و نگهداری،، پشتیبانی و ارتقا های دوره ای.
5- اطمینان حاصل کنید که نرم افزار حسابداری شما توانایی رشد با کسب و کارتان را دارد.
انعطاف پذیری یک عامل کلیدی در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری کسب و کار شما می باشد. کسب و کار شما ممکن است در ابتدا محدود و کوچک باشد، اما اگر شما قصد داشته باشید که کسب و کار خود را رشدد دهید، به نرم افزاری نیاز خواهید داشت که بتواند خود را با گردش موجودی بالا، کارمندان و مشتریان بیش تر خود را تطبیق دهد. دریابید که نرم افزار شما ماژول های افزایش قابلیت و ارتقا را دارا می باشد زیرا این نکته ازز اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. وقتی صحبت از مدیریت مالی به عمل می آید، یک نرم افزار مالی خوبب می تواند تفاوت را در کسب و کار شما ایجاد نماید.
نرم افزار بیتا نرم افزار حسابداری بیتا , نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری بیتا از جمله نرم افزارهای بسیار پرکاربرد به شمار می آید
کلام آخر، پس از در نظر گرفتن تمامی ویژگی ها و قابلیت های متناسب با شغلتان اقدام به خرید نرم افزار نمایید.
برنامه‌ریزی خرید کالا و خدمات، از مبانی اصلی شرکتهای تولیدی، خدماتی و بازرگانی میباشد. رویکرد دوری از انباشتگی و عدم تامین بموقع کالا یا خدمات، و دستیابی به اطلاعات تصمیم ساز بر مبنای تجارب خرید قبلی و تعیین و بررسی آخرین اطلاعات مالی خریدهای صورت گرفته از اصلی ترین نیازهای واحدهای مرتبط با خرید بوده که انتظار میرود در یک راهکار نرم افزاری مناسب ، در اختیار قرار گیرد. نرم افزار تامین بیتا علاوه برر پوشش تمامی استراتژی های خرید و حفظ یکپارچگی، امکان پیگیری دقیق هر درخواست خرید را از نقطه ثبتت تا ارسال کالا به انبار برای کاربران فراهم می سازد.
امکان تعریف ساختار کدینگ تامین کنندگان به صورت کاملاً پارامتریک و چند لایه
امکان طبقه بندی تامین کنندگان بر اساس ساختار تعیین شده
امکان تعریف مامورین خرید
امکان تعریف واحد های خرید جهت کنترل و مدیریت چندین واحد در بخش تامین
امکان تعریف انواع فاکتور جهت طبقه بندی فاکتور های خرید
امکان انواع اضافات و کسور فاکتور خرید
امکان تعریف الگوهای پرداخت در فرآیند تسویه
امکان تعیین کالاهای پشتیبانی شونده توسط هر تامین کننده
امکان ثبت و تایید درخواست های خرید با تعیین مامور خرید و پیشنهاد تامین کننده و نرخ
امکان فراخوانی درخواست های خرید از درخواست کالاهایی که در انبار موجود نیست
امکان ثبت و تایید دستور خرید جهت صدور مجوز خرید و به جریان انداختن پروسه خرید با تعیین قطعی تامین کننده و نرخ توافق شده
امکان فراخوانی دستور خرید از درخواست خرید
امکان ثبت فاکتور خرید داخلی و خارجی (و برگشت از خرید) با امکان فراخوانی از درخواست خرید، دستور خرید و یا رسید خرید به جهت پشتیبانی از رویه های متفاوت خرید در سازمان
امکان ثبت چندین نرخ در فاکتور خرید (نرخ مصوب، نرخ نقدی و ...)
پشتیبانی فاکتور خرید از مالیات بر ارزش افزوده و انواع اضافات و کسور مانند حمل، ترخیص و ...
امکان ثبت طرف تجاری متفاوت از تامین کننده در اضافات فاکتور (به طور مثال در ترخیص، طرف دیگری غیر از تامین کننده بعنوان ترخیص کار معرفی شود)
امکان پیش بینی مصرف کالا ها در دوره های زمانی ماهانه (به تفکیک انبار یا ویژگی ها) جهت دستیابی به گزارش پیش بینی نیاز در یک مقطع زمانی مشخص
ویژگی های کاربردی
محاسبه موجودی در راه (تعداد کالاهایی که در جریان خرید می باشد اما هنوز تحویل انبار نشده است)
مشاهده درخواست خرید هایی که بیش از x درصد از آنها تبدیل به مجوز شده، وارد انبار شده، خرید شده و ...
مشاهده شماتیک کل گردش یک درخواست خرید تا مرحله ورود به انبار
امکان چینش انواع رویه های خرید با توجه به انواع کالاها، انبارها، واحدها و ... (برخی کالاها با تایید درخواست خرید تبدیل به فاکتور خرید شده و برای برخی کالاها نیاز به ثبت مجوز یا دستور خرید نیز می باشد و ...)
یکپارچگی اطلاعات با سیستم های انبار و مالی بیتا
امکان صدور اسناد حسابداری خرید به طور خود کار بر اساس کدینگ رابط تامین و حسابداری
برخی گزارشات سیستم
گزارش مرور فرآیندهای تامین و انبار
گزارش پیش بینی نیاز هر یک از کالاها در یک مقطع زمانی معین
گزارش جامع فاکتور های خرید و برگشت از خرید
گزارش درخواست های خرید داخلی و خارجی به تفکیک های مختلف
گزارش دستور های خرید داخلی و خارجی به تفکیک های مختلف
گزارش متوسط نرخ خرید یک کالا از یک تامین کننده در دوره های زمانی مشخص
گزارش عملکرد مامورین خرید در بازه های زمانی معین
گزارش مقایسه خرید های انجام شده با پیش بینی مصرف و مغایرت گیری
گزارش فاکتور های خرید تحویل نشده
آنالیزور تامین با کلیه تفکیک های مشخص سیستم تامین
• سیستم نرم افزار حسابداری مالی : که در تنظیم دفاتر کل و روزنامه و معین و تفصیلی استفاده می شوند
• سیستم نرم افزار حسابداری فروشگاهی : که فروش روزانه و سود و زیان را کنترل می کنند
• سیستم نرم افزار حسابداری انبار و انبارگردانی
• سیستم نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد
• سیستم نرم افزار اتوماسیون حسابداری اداری و مالی ( دبیر خانه )
• سیستم نرم افزار حسابداری صنعتی و تولید یا بهای تمام شده