حسابداری مجموعه ای از اجزا به هم پیوسته در داخل یک سازمان یا موسسه را جمع آوری ، تجزیه و تحلیل ، ثبت، طبقه بندی ، تلخیص رویدادهای مالی می نماید و اطلاعات حاصله را در قالب گزارشاتی در اختیار استفاده کنندگان درون و برون سازمانی قرار دهد. هدف این است که بتوان موقعیت سازمان خود را در بازارهای داخلی و جهانی ارزیابی کرده و با روشهای نوین و عملی به مشتریان خود بشناساند و درنهایت بتوان خروجی های سازمان خویش را در قالب گزارشات مدون و استاندارد جهت استفاده مدیران سازمان و سهامداران در اختیار آنها بگذارد.
از مهمترین ابزاری که می تواند چنین امکاناتی را در اختیار سازمان قرار دهد نرم افزار حسابداری می باشد که به عنوان هسته اصلی سیستم خاص وظیفه جمع آوری و یکپارچه سازی نتایج عملیات و کلیه فعالیت های انجام شده در سطح سازمان را به عهده دارد. با هدف تامین نیازهای موسسات و سازمان ها طرف قرارداد و با اتکا به دانش متخصصین .
حسابداری و مالی و مهندسین نرم افزار خود نرم افزار های جامع حسابداری را ارائه می نماید. این مجموعه تمامی تلاش خود را برای ایجاد نرم افزارهای حسابداری منطبق بر اصول و قواعدحسابداری به کار گرفته که به موجب تلاش های متخصصان این گروه اعم از حسابداران و طراحان نرم افزار مجموعه بی نظیری از نرم افزار های حسابداری فراهم شده است که در حوزه مختلف از جمله در حوزه صنعتی قابل بکارگیری می باشد.
نرم افزار حسابداری یک کلاس از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی کسب و کار می کند. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده در حوزه متفاوت به کار گرفته شوند، برخی از برنامهه حسابداری برای حسابداری ساده و برخی دیگر برای کسب و کارهای بزرگ طراحی شده اند. با استفاده ازز نرم افزار حسابداری میتوان بخش حسابداری را کارآمدتر و با جلوگیری از اشتباهات به واسطه برنامه حسابداری هزینه های به وجود آمده در این زمینه را به مقدار قابل توجهی کاهش داد.
با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان به طور معمول صدها ورودی و خروجی را به طور همرمان مورد بررسی قرار داد.
حال به فاکتورهای مهم و اساسس برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری می پردازیم:
1.دقت
نرم افزار حسابداری می تواند با کمک به افزایش دقت و صحت سوابق با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبات مفید واقع گردد. فرآیندهای حسابداری دستی شامل بررسی بسیاری از محاسبات ریاضی یکی ازز موارد کاهش دقت در انجام حسابداری مالی می باشد.یک محاسبه اشتباه در اوایل روند حسابداری مالیی می تواند تاثیر زیادی بر عملکرد پایانی داشته باشد. نرم افزار حسابداری، از سوی دیگر، با عدم خطا در انجام محاسبات همراه است. با این حال، باید توجه داشت که فاکتور دقت در برنامه حسابداری موضوعی است کهه در صورت ورود اطلاعات غلط از سوی نیروی انسانی ممکن است کاهش یابد.
2.سرعت
استفاده از نرم افزار حسابداری به شما اجازه می دهد پردازش حساب خود را با سرعت بیشتری نسبت به سرعت پردازش کتابچه راهنمای کاربر انجام دهید. بخشی از این افزایش سرعت به دلیل استفاده از کامپیوتر،، که قادر به پردازش ارقام، بسیار سریع تر از مغز انسان است می آید. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری اینن امکان را می دهد که برای افزایش بهره وری از امکانات دیگری همچون اتوماسیون استفاده نمود، برای مثال، اگرر در یک کسب و کار نیاز به ثبت مالیات بر فروش در تمام معاملات آن است. نرم افزار حسابداری می تواند برایی انجام این کار برای هر ورودی به طور خودکار طراحی گردد.
3.هزینه
منافع حاصل از سرعت و کارایی نرم افزار حسابداری باعث می شود تا هزینه های کلی کاهش یابد. استفاده از یک برنامه حسابداری اجازه می دهد تا هر یک از اعضای تیم حسابداری به انجام کارهای بیشتر در یکک زمان معین مشغول شوند، به طور بالقوه به این معنی که یک تیم کوچکتر کلی مورد نیاز است. این به نوبه خود،، می تواند حقوق و دستمزد و مدیریت هزینه بخش حسابداری را کاهش دهد.
4.گزارش ها
نرم افزار حسابداری کمک می کند تا کسب و کار برای تامین اعضای لازم از کارکنان با اطلاعات مالی به موقع و دقیق صورت بگیرد. به عنوان مثال، فرض کنید که مدیر مالی یک شرکت نیاز به یک گزارش از ورود وجه نقد بهه یک جلسه در دو ساعت دارد. بسیاری از سیستم های نرم افزار حسابداری ساخته شده به سادگی باا استفاده از ماژول گزارش گیری سبب شده اند تا به سادگی پر کردن یک فرم و کلیک روی یک دکمه گزارشاتت مورد نظر تهیه گردند این در حالی است که تهیه همین گزارشات به صورت دستی می تواند به یک پروسه وقت گیر تبدیل شود.
ویژگیهای یک نرم افزار خوب :
مبتنی بر اصول مهندسی نرم افزار طراحی شده باشد
در عین دارا بودن ویژگیهای مورد نظر موضوع نرم افزار ، دارای رابط کاربری ساده و آسان باشد
دارای ساختار پایگاه داده منسجم و مستحکم باشد . اهمیت این مطلب از اینروست که در واقع کلیه اطلاعات نرم افزار در فایلهای پایگاه داده ذخیره می شوند . در حقیقت طراحی پایگاه داده بخش مهمی از پروسهه طراحی نرم افزار می باشد.
نرم افزار تا حد امکان اجازه ورود اطلاعات اشتباه را به کاربر ندهد.
ارتباط منطقی بین اطلاعات توسط سیستم مدیریت گردد.
کاربر مجبور به ورود اطلاعات تکراری در برنامه نباشد. این موضوع تا حد زیادی به طراحی ساختار پایگاه داده دارد.
ویژگیهای یک نرم افزار حسابداری خوب :
در ابتدا ویژگیهای یک نرم افزار خوب را که در بالا شرح داده شد دارا باشد.
از نظر ساختار درختواره حسابها تعداد سطوح کافی برای تعریف حسابها داشته باشد.
از ساختار حسابهای شناور پشتیبانی نماید . منظور از حسابهای شناور حسابهایی هستند که قابلیت اتصال به معین ها یا تفصیلی های متفاوتی را دارا می باشند.
مراکز هزینه (عوامل هزینه) قابل تعریف باشند.
امکان اینکه در دوره های مالی مختلف ساختار حسابهای متفاوتی تعریف کنیم موجود باشد. اهمیت این مساله از این جهت است که معمولآ تغییر کدینگ در شرکت یا سازمان ممکن است اتفاق بیفتد . سیستم حسابداری خوب باید ضمن حفظ سوابق کدینگ سالهای گذشته قابلیت متفاوت بودن کدینگ سال جدید را دارا باشد. اکثر نرم افزارهای موجود در بازار ایران به این مساله کم توجهی نموده اند.
سطوح تایید سند حسابداری توسط کاربر قابل تعریف باشند چون در شرکتها و سازمان مختلف ممکن است تعداد تایید کنندگان سند حسابداری متفاوت باشد.
سیستم قابلیتی را ارائه بدهد که کاربران مختلف بتوانند اجازه ویرایش اسناد ثبت شده توسط آنها را به دیگران اعطا کنند یا مجوزش را بگیرند. در محیطهای چند کاربری بدلیل اهمیت اطلاعات مالی معمولآ این مساله حساس می باشد.
ساختار مربوط به ثبت سند حسابداری باید بسیار سریع و قوی و در عین حال تا حد امکان ساده طراحی شوند چون عمده کار حسابداری در این بخش اتفاق می افتد.
ترتیب آرتیکلهای داخل سند حسابداری توسط کاربر قابل تغییر باشد.
امکان کپی کردن آرتیکلها بین اسناد و در داخل سند جاری میتواند کار ثبت داده ها را برای کاربر تسهیل کند.
سیستم امکان ثبت اسناد را توسط فایل اکسل دارا باشد. معمولآ حسابدارها با فایلهای اکسل خیلی راحت ترند و در عین حال اکسل بعنوان استانداردی جهت نقل و انتقال اطلاعات بین نرم افزارها پذیرفته شده است. نرم افزاری که امکان خروجی و ورودی اکسل را در قسمتهای مختلف تعبیه کرده باشد میتواند بسیار به حسابدارها کمک رسانی نماید.
سیستم حسابداری خوب باید با سایر سیستمهای مربوطه مانند خزانه داری ، خرید و فروش و انبار و … در ارتباط باشد و امکان صدور اسناد اتوماتیک حسابداری از سایر سیستمها فراهم باشد. از آنجا که حسابداری بعنوان هسته ای مرکزی برای نرم افزارهای یکپارچه مطرح می باشد نرم افزارهایی موفقترند که هرچه بهتر این ارتباط را در طراحی لحاظ کرده باشند.
در واقع امروزه بیشتر شرکتها به رویکرد طراحی سیستمها بصورت یکپارچه گرایش پیدا کرده اند و این مساله بدلیل مشکلات زیادی بود که سیستم های جزیره ای ایجاد کرده بودند. پس سیستم حسابداری خوب سیستمی است که در یک مجموعه سیستم یکپارچه ارائه شود.
گزارشات سیستم باید کافی و گویا باشند.
خروجیهای چاپی نرم افزار باید طوری پویا باشد که کاربر بتواند در خروجی چاپی کاملآ اعمال سلیقه نماید. نرم افزارهایی که خروجی چاپی را مورد کم لطفی قرار دهند نمیتوانند گزینه مناسبی باشند.
عملیات بستن حسابهای موقت ، قطعی کردن اسناد حسابداری ،صدور سند اختتامیه ، صدور سند افتتاحیه حتمآ باید بصورت اتوماتیک باشد. اتوماتیک بودن این عملیات ضمن بالا بردن دقت کار، حجم زیادی از کار حسابدارها را کاهش میدهد.
نکته ای که بسیار حایز اهمیت است و تعداد زیادی از نرم افزارها به آن توجه ندارند این مطلب است که سیستم تمامی کنترلهای منطقی را باید انجام دهد در زیر به تعدادی از این کنترلها اشاره می کنیم:
محدوده تاریخ دوره مالی در ثبت اسناد رعایت شود تا کاربر نتواند خارج از محدوده سندی ثبت نماید.
آرتیکلهای حسابداری فقط باید بتوانند در آخرین سطح سند حساب ثبت شوند و اگر حسابی دارای زیر حساب بود نباید مستقیمآ بتواند در اسناد شرکت نماید. اهمیت این مساله در توازن تراز یک حساب با تراز مجموع زیر حسابهای می باشد.
اطلاعات وارده مانند تاریخ باید فرمت صحیحی داشته باشند. سیستم به هیچ عنوان نباید اطلاعات غیر منطقی با فرمتهای غلط را بپذیرد.
در هر دوره مالی فقط یک سند افتتاحیه یا اختتامیه باید قابل ثبت باشد.
محدوده تاریخ دوره های مالی نباید با یکدیگر تداخل داشته باشند.
و کنترلهای دیگری که مواردی از این دست هستند که با هدف انسجام و درستی اطلاعات ایجاد می گردند.
موارد فوق بخشی از نشانه های یک نرم افزار حسابداری خوب می باشند که نگارنده با توجه به تجربیات چهارده ساله خویش که در زمینه تولید سیستمهای مالی و اداری داشته است ذکر کرده ام . از این مطلب غافل نشویم که موارد فنی بسیاری را میتوانستیم ذکر کنیم که از حوصله خواننده خارج است و بیشتر جزئیات طراحی و پیاده سازی و برنامه نویسی را در برمیگیرد.
در این مطلب ۶ نکته اساسی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب را برای شما شرح می دهیم امیدوارم مفید واقع شود.
۱- چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنید؟
استفاده از نرم افزار حسابداری موجب صرفه جویی در زمان می شود. وقتی نرم افزار را با حساب کتاب دستی مقایسه می کنیم معمولا استفاده از نرم افزار حسابداری کارآمد تر است. زیرا نرم افزار خیلی ازز مشکلات را کاهش می دهد بطور مثال یک بار اطلاعاتی از قبیل اطلاعات مشتریان ، آدرس، تلفن، و … را واردد نرم افزار می کنید و در دفعه های بعدی دیگر لازم به ورود این اطلاعات نمی باشد و یا در استخدام کارمند همم صرفه جویی می شود و سوابق دقیق تر از حسابهای خود دارید.
اگر شما کسب و کار کوچکی دارید و مشتریان کمی دارید می توانید از نرم افزار حسابداری با قیمت های کم یا رایگان هم استفاده کنید. اما یکی از مشکلات نرم افزار های رایگان عدم پشتیبانی می باشد.
برخی از نرم افزارهای حسابداری که برای کسب و کار کوچک هستند برای سهولت استفاده بسیار ساده طراحی می شوند که توسط یک فردی که هیچ پس زمینه حسابداری ندارد هم قابل استفاده می باشد.
۲- به کدام از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟
با محدود کردن نسخه نرم افزار انتخابی انجام دهید که مناسب کسب و کار شما باشد. ویژگی های نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک عبارتند از:
انبارداری
مدیریت فروش
مدیریت ارتباط با مشتری
دریافت و پرداخت آنلاین
مدیریت هزینه و بودجه بندی
پیش بینی های مالی
حقوق و دستمزد
مالیات و بیمه
صنعت خاص نرم افزار حسابداری
برخی از نرم افزار های حسابداری به طور خاص برای صنایعی مانند ساخت و ساز، ساخت و توزیع کنندگان عمده فروشی طراحی شده است. اگر کسب و کار کوچک خود را در یک صنعت با الزامات حسابداری خاصص میدانید، ممکن است نرم افزار حسابداری با ویژگی های با این شرایط نیاز دارید.
صحبت کردن با دیگران درباره نرم افزار حسابداری
قبل از خرید نرم افزار، صحبت کردن با حداقل سه نفر دیگر که از نرم افزار حسابداری در کسب و کار که مشابه با شما هستند استفاده می کند لازم می باشد.
6 نکته اساسی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب
۳- اطلاعات بیشتر برای انتخاب نرم افزار حسابداری
آیا نرم افزار حسابداری میتواند با رشد کسب و کار شما ارتقاء پیدا کند؟
وقتی نرم افزار را پیدا کنید که تمام نیازهای شما را براورده کند مهمترین قدم را برداشته اید. اما باید برسی کنید که آیا در آینده می توانید قسمت یا ماژول جدیدی به این نرم افزار اضافه کنید؟ آیا شرکت ارائه دهندهه می تواند این کار را انجام دهد؟ این مهمترین نکته در انتخاب یک نرم افزار می باشد که خیلی ها به آن توجهه نمی کنند.
نرم افزار آنلاین یا آفلاین؟
نرم افزار آنلاین مبتنی بر وب است که از طریق یک مرورگر اینترنت قابل کار کردن می باشد. فرق نرم افزار حسابداری آنلاین با آفلاین در این است که برای دسترسی به داده های حسابداری و سوابق از طریق اینترنتت قابل مشاهده می باشد در صورتی که نرم افزار حسابداری آفلاین اینطور نیست .
می توانید دسترسی برخی از کاربران را در نرم افزار محدود کنید؟
اگر بیش از یک نفر از نرم افزار استفاده می کند، ممکن است یک فرد به دسترسی کامل نیاز داشته باشد،اما دیگران ممکن است نیاز به دسترسی محدودی داشته باشند.
آیا نرم افزار حسابداری دمو یا نسخه آزمایشی دارد؟
همیشه بهتر است قبل از خرید نرم افزار دموی آن را ببینید و با آن کار کنید تا دیدتان نسبت به نرم افزار کامل شود.
۴- پشتیبانی نرم افزار
قبل از خرید نرم افزار باید به نحوه پشتیبانی آن شرکت ارائه دهنده توجه کنید.
مطمئن باشید که پس از خرید نرم افزار حتما به پشتیبانی آن نیاز خواهید داشت. پشتیبانی در امور مالی از حساسیت و اهمیت بیشتری برخوردار است. بنابراین در رابطه با پشتیبانی نرم افزار پرس و جو کنید. سوالاتیی زیر را حتما بپرسید:
چه مواردی شامل پشتیبانی می شود؟
هزینه پشتیبانی چقدر است؟
آیا پشتیبانی رایگان ارائه می گردد؟
مدت پشتیبانی رایگان چقدر است؟
بهتر است که نرم افزار در ابتدا پشتیبانی رایگان داشته باشد، تا در زمان شروع بکار گیری آن، بتوانید سوالات خود را بدون پرداخت هیچ هزینه ای بپرسید و سردرگم نشوید. طبیعتا پس از آن ارائه پشتیبانی منوط به پرداختت هزینه از سوی شما میباشد. توصیه ما این است که هزینه پشتیبانی را با خیال آسوده پرداخت کنید، تجربه نشان داده که در موقعیت های حساس مالی، شدیدا نیازمند پشتیبانی خواهید شد.
۵- پرداخت نکردن هزینه برای ویژگی هایی که شما از آنها استفاده ای نمی کنید
کسب و کارهای کوچکتر به ویژگی های کمتر و کسب و کارهای بزرگ به ویژگی های بیشتری نیاز دارند. و شما باید طبق نیازتان نرم افزار خریداری کنید تا بیشتر از نیازتان هزینه ای نپردازید.
۶- استفاده از یک حسابدار یا نرم افزار حسابداری؟
یک حسابدار برای تضمین این که کسب و کار شما پایبند به حسابداری و مالیاتی باشد قابل جایگزین با نرم افزار حسابداری نیست. اما، هنگامی که شما در یک کسب و کار کوچک از نرم افزار حسابداری استفادهه می کنید، شما هر روز وظایف حسابداری را از دست یک حسابدار به نرم افزار می سپارید، که موجب صرفهه جویی در پول می شود. نرم افزار حسابداری می تواند گزارش های مختلفی را برای شما داشته باشد کهه میتوان گفت خیلی دقیق تر می باشد.
بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک از اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری آگاه هستند. استفاده از یک "قلم و کاغذ" برای انجام امور حسابداری مالی سبب می شود شما در گذشته بمانید. این در حالی است کهه در هیچ قانونی استفاده از نرم افزار حسابداری ملزم نشده است، اما با استفاده از نرم افزار حسابداری، با نگاه گذرا به گذشته متوجه تغیرات اساسی در زمینه حسابداری مالی خواهید شد.
سازمان: بیایید با آن روبرو شوید؛ هیچ چیز بدتر از یک کسب و کار که یک درک قوی نسبت به وضعیت مالی آن ندارید نیست. با نرم افزار حسابداری آن را آسان تر کنید.
توجه: استفاده از نرم افزار حسابداری موجب آسان تر شدن زمان پرداخت مالیات می گردد به خصوص اگر شما در حال بررسی اطلاعات مالیاتی خود باشید. همچنین نرم افزار حسابداری منطبق با قوانین مالیاتی،، شما را در پرداخت حقوق و دستمزد کارمندانتان راهنمایی خواهد کرد.
ورودی آسان است، زمان پول است و به همین دلیل شما باید هر آنچه که می توانید برای تبدیل شدن به یک عملیات کارآمد تر استفاده کنید به کار ببندید. با نرم افزار حسابداری، اطلاعات ورودی را آسان و بدون اتلاف زمان زیادی ثبت کنید.
تاریخ دقیق: آیا عملکرد این شرکت در سال جاری بهتر از گذشته است؟ آیا تعداد مشتریان نسبت به سال گذشته کاهش یافته است؟ شما می توانید با کمک نرم افزار حسابداری پاسخ این سوالات را به راحتیی دریابید. بهترین روش گزارش گیری دقیق از عملکرد مالی خود با استفاده از نرم افزار حسابداری محقق خواهدد شد.
کسب و کار کوچک خود را به نرم افزار حسابداری قدرتمند مجهز کنید.در ادامه به مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری می پردازیم.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
تولید اتوماتیک سند: فاکتورها به صورت سریع و دقیق، اسناد، یادداشت های اعتباری، سفارشات خرید، اظهارات چاپ و حقوق و دستمزد همه به طور خودکار انجام می شوند.
به روز بودن اطلاعات: استفاده از نرم افزار حسابداری سبب می شود تا حسابداری سوابق به طور خودکار و به روز محاسبه گردد و به همین ترتیب مانده حساب (برای مثال حساب های مشتری) همیشه به روز خواهدد بود.
دقت: فضای کمتری برای خطا وجود دارد برای نمونه تنها یک ثبت حسابداری برای هر معامله به جای دو یا سه ثبت برای یک سیستم دستی مورد نیاز است.
در دسترس بودن اطلاعات: داده ها فورا در دسترس هستند و می توانند در هر مکان و زمان در دسترس کاربران مختلف قرار بگیرند.
مدیریت اطلاعات: گزارش های تولیدی می تواند به مدیریت در جهت کنترل کسب و کار کمک کند، به عنوان مثال تجزیه و تحلیل سالانه بدهکاران نشان می دهد که حساب های مشتری سر رسیده و حساب سود و زیان و ترازنامه را با روند بهتری به اتمام می رسد.
خوانایی: با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان اطلاعات حسابداری را چاپ کرد بنابراین خوانایی بالای اسناد چاپی سبب افزایش بهره وری حسابداری می گردد.
بهره وری: استفاده بهتر از منابع و زمان باعث می شود تا جریان نقدی از طریق جمع آوری بدهی، بهتر و کنترل موجودی بهبود یابد.