سند حسابداری چیست و چه خصوصیاتی دارد؟

هر رویداد مالی در یک شرکت، سازمان یا بنگاه اقتصادی باید به شکل سند حسابداری ثبت گردد. هر سند حسابداری کلیه اطلاعات مربوط به رویداد مالی متناظر خود را شامل می شود.اطلاعات ضروری در اسنادد حسابداری شامل تاریخ، حساب های مرتبط با رویداد مالی و مبلغ آنها می باشد. در ادامه به شرح هر یک از پارامتر های سند حسابداری می پردازیم.

سند حسابداری ، تاریخ سند حسابداری

هر سند حسابداری یا رویداد مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می افتد اولین پارامتر ضروری یک سند حسابداری تاریخ آن می باشد، که بدون وجود تاریخ، ثبت سند حسابداری ممکن نمی باشد. ثبت اسنادد  حسابداری باید به ترتیب تاریخ انجام شود.

شماره سند حسابداری

برای هر سند حسابداری یک شماره در نظر می گیریم که این شماره توالی اسناد را مشخص می کند. در بسیاری از نرم افزار های حسابداری چند شماره برای اسناد در نظر گرفته می شود، بطور مثال شماره موقت و شماره دائم که شماره موقت جهت ثبت اولیه سند در نظر گرفته می شود و شماره دائم پس از نهایی شدن اسناد به سند اختصاص داده می شود.

حساب ها

در هر تراکنش مالی حداقل دو حساب درگیر خواهند شد که یکی حساب بدهکار و دیگری حساب بستانکار می باشد. اگر تراکنش مالی را بصورت یک جریان به شکل زیر در نظر بگیریم.

اسناد حسابداری

در این جریان طرف مبدا همیشه پولی را از دست خواهد داد و طرف مقصد پولی را بدست می آورد، پس حساب مبدا همیشه بستانکار و حساب مقصد همیشه بدهکار خواهد بود.

طرف حساب ها در اسناد حسابداری میتواند بیش از دو مورد باشد مثلا ممکن است سه بدهکار و چهار بستانکار داشته باشیم.

حتما مقاله کدینگ حسابداری و سطوح مختلف حسابها در نرم افزار حسابداری مطالعه کنید.

آرتیکل سند حسابداری

بابت هر یک از حساب ها در هر طرف، یک سطر اطلاعات در سند حسابداری باید ثبت گردد. هر سطر سند حسابداری را یک آرتیکل می گویند.

هر آرتیکل سند حسابداری شامل : کد حساب، شرح آرتیکل و یک مبلغ می باشد.

کد حساب : بسته به تعریف کدینگ حسابداری حتما شامل کد معین حساب و بصورت اختیاری شامل یک یا چند کد تفصیلی می باشد.

شرح آرتیکل : توضیحاتی است که علت بدهکاری یا بستانکاری کد حساب را شرح میدهد. این توضیحات در گزارش های مختلف حسابداری استفاده می شود.

مبلغ : در سند حسابداری دو ستون به مبلغ اختصاص دارد، ستون بدهکار و ستون بستانکار. برای هر آرتیکل فقط یکی از این دوستون باید مقدار داشته باشد و حتما هم این مقدار باید یک عدد مثبت و بزرگتر از صفر باشد.. یعنی آرتیکل بدون مبلغ ثبت نمی شود.

جمع سند

جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار بصورت مجزا در زیر سند حسابداری درج می شوند که این دو ستون باید برابر باشد. در صورت برابری دو ستون می گویند سند حسابداری تراز می باشد.

پیوست

تعداد برگه های پیوست اسناد حسابداری در این قسمت نوشته می شود. معمولا برگه هایی مانند فاکتور رسید پرداخت حواله واریز و … که مسبب رویداد مالی مربوط به سند حسابداری بوده است به سند پیوست میی  شوند.

نرم افزار حسابداری یعنی یک کسب و کار

نرم افزار حسابداری یعنی یک کسب و کار به صورت مکانیزه بودجه‌های عملیاتی خود را طراحی و برنامه ریزی کرده و هزینه‌ها و مطالبات یا درآمدش را مشخص نماید. همچنین نرم افزار حسابداری حقوق، مالیات‌هاا و دیگر حساب‌های کاری شامل غرامت کارکنان، پوشش بهداشت و درمان و دیگر منافع آن‌ها را نیز ثبت وو مدیریت می‌کند. کارهای حسابداری ممکن است در منزل انجام شود یا طی قراردادی به حسابدار عمومیی سپرده شود. عدم توانایی در مدیریت درست یک سیستم حسابداری و نبود یک نرم‌افزار حسابداری مطمئنن  می‌تواند منجر به یک فاجعه مالی برای یک کسب و کار کوچک شود.

برنامه ریزی بودجه

حتی یک کسب و کار کوچک هم باید با استفاده از یک نرم افزار حسابداری بودجه‌اش را برنامه‌ریزی کند تا از روی روال قرار داشتن کارش اطمینان داشته باشد. این امر شامل ارزیابی و برآورد کلیه نیازهای مالی یکک بیزینس و تهیه یک نقشه مالی و ورود صحیح اطلاعات به داخل نرم افزار مالی جهت اطمینان از پرداخت کلیهه قبوض، حقوق کارکنان و همخوانی درآمد و هزینه‌های جاری شرکت می‌باشد. شرکتی که از نرم افزار مالیی مناسبی برخوردار نباشد با خطر دست کم گرفتن درآمدها مواجه است که در نهایت به شکست کاری منجرر می‌گردد.

حسابهای پرداختنی

حسابهای پرداختنی در واقع قبوض و پرداختی‌هایی است که هزینه‌های اجرایی یک شرکت را تحت پوشش قرار می‌دهد. تاخیر در و یا عدم پرداخت این هزینه‌ها در صورت نداشتن سیستم حسابداری مناسب، شرکت را باا مشکلات عدیده‌ای روبرو می‌کند. به عنوان مثال توقف در تولید، خرابی دستگاه‌ها، اتمام پوشش بیمه‌ای و دیگرر نتایج مصیبت بار ازین دست است. هر کدام از این مشکلات پتانسیل نابود کردن تولید و توانایی‌های یک شرکت را دارا هستند.

حساب‌های دریافتنی

همانطور که دانستن اینکه پول یک شرکت کجا می‌رود اهمیت دارد، اینکه پول از کجا می‌آید نیز مهم است. یک نرم افزار حسابداری مناسب فروش‌ها و درآمد‌ها را به خوبی مسیریابی نموده و کاربر را مطمئن می‌کند کهه مشتری‌ها به موقع و بنا به آنچه توقع می‌رود پولشان را پرداخت می کنند. شرکتی که بدون حساب‌هایی دریافتنی خود را در نرم‌افزار نگهداری نکند و بدون دریافت پول به مشتریان خود کالا و خدمات ارائه دهد خود را در معرض خطر مالی بزرگی قرار داده است. برای یک بیزینس کوچک با حاشیه سود بسیار کم، از دست دادن پول به این طریق می‌تواند بسیار فاجعه بار بوده و منجر به نابودی کامل آن کار گردد.

آماده سازی حساب‌های مالیاتی

هر شرکتی چه کوچک و چه بزرگ ملزم به پرداخت مالیات از روی سود خود می‌باشد. اکثر شرکت‌ها امور مالیاتی خود را به سبب تخصصی بودن آن به فرد یا گروه حسابدار یا حسابرس می‌سپارند اما بعضی از آن‌ها هم این کار را شخصا بر عهده می‌گیرند. به هر حال چه شرکت خود امور مالیاتی‌اش را انجام دهد و چه فرد دیگری، داشتن یه سیستم نرم افزاری مناسب برای کارهای مالی می‌تواند کمک بسیار شایانی به اداره کردن این امور مالیاتی بکند. کوچکترین اشتباه در محاسبات سود و مدارک درآمد و هزینه‌های یک شرکت می‌تواند منجر به علی‌الراس شدن و جریمه‌های هنگفت مالیاتی شود. روکش سند پرینت شده از یک نرم افزار حسابداری و ضمیمه کردن مدارک مالی شرکت به آن از جمله سهولت هایی است که در کار مالیاتی یک شرکت ایجاد میی گردد.

اختلاس

فقط در صورت داشتن یک نرم افزار حسابداری مناسب و ورود اطلاعات صحیح در آن می‌توان از فریبکاری، حساب‌سازی و در نهایت اختلاس و کلاهبرداریهای معمول صورت گرفته در یک شرکت جلوگیری نمود. یک کارمندد فاقد صداقت و درستکاری به راحتی می‌تواند پول شرکت را به صورت کم و غیر قابل ردگیری به خارج آن منتقل کرده و موجبات شکست کاری شرکت را فراهم آورد. اما با داشتن نرم افزار مالی و اخذ گزارشات مدیریتیی کامل و از جنبه‌های مختلف از آن، یک مدیر می‌تواند گردش وجوه نقد، نسبت‌های مالی و دیگر مدارک مالی راا بررسی کرده و هرگونه خرابکاری در آن را تشخیص و از کار خود محافظت نماید.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

با پیشرفت تکنولوژی و با تغییر روش انجام امور حسابداری از روش دستی به کامپیوتری، به کل شیوه انجام امور حسابداری و گزارشگیری از آن تغییر یافت، که این تغییر نیز برای جامعه حسابداران بسیار مفید واقع شد.

یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری نسبت به حسابداری به روش دستی صرفه جویی در زمان است. به این صورت که یک نرم افزار حسابداری قابلیت پردازش حجم بالایی از اطلاعات را در کسری ازز  ثانیه دارد و معمولا بخش عظیمی از امور حسابداری را به صورت خودکار انجام می‌‌‌دهد.

امروزه نرم افزار حسابداری های زیادی در جامعه وجود دارد که هر کدام از این نرم افزارها قابلیت‌های خاص خود را به همراه دارند. در نتیجه یکی از نکات مهم در انتخاب یک نرم افزار حسابداری، متناسب بودن نسخهه نرم افزار حسابداری با کسب وکار ما می‌باشد.

به طور کلی نرم افزارهای مختلفی برای انجام امور حسابداری وجود دارد که هر فرد بسته به نوع کار خود می‌تواند نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کند. علاوه بر این یک نرم افزار باید از هر لحاظ دارای امنیت باشد تاا از سرقت و یا تغییر اطلاعات کاربر به هر نحوی جلوگیری کند که امروزه معمولا شرکت‌های تولید کننده‌ی نرم افزار حسابداری با استفاده از قفل‌های سخت افزاری و گذرواژه‌های نرم افزاری، امنیت اطلاعات کاربر را تضمین می‌کنند.

از دیگر ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری داشتن رابط کاربری مناسب است. در عین حال یک نرم افزار حسابداری باید بازدهی کاملی برای کاربر داشته باشد. به طور معمول مهم‌ترین خواسته یک کاربر از یک نرم افزار حسابداری، امکان استفاده از ابزارهای گزارشگیری به صورت دقیق و صحیح می‌باشد تا با استفاده ازز  نتیجه‌ی این گزارشات عملکرد مناسبی برای بازدهی بهتر کسب وکار خود اندیشه کند.

در پایان می‌توان گفت یکی از لازمه‌ های امور حسابداری، استفاده از یک نرم افزار مناسب و متناسب با کسب  و کار هر فرد می‌باشد.

منافع حاصل از یک سیستم حسابداری خوب

یک نرم افزارحسابداری که به طور صحیح نصب و اجرا شده باشد قادر است منافع زیادی را برای سازمان  حاصل نماید، که از آن جمله می توان به موارد ذیل اشاره کرد :

قابلیت های بهتر در تصمیم گیری

بهبود جریان نقدینگی : یکپارچه سازی صورت حساب‌ها، موجودی انبار، حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختنی این امکان را برای مدیران و کارشناسان مربوطه فرآهم می سازد تا نقدینگی ارزشمند شرکت را به سادگی و بطور کارا مدیریت نمایند.

اطلاعات صحیح تر : با دراختیار داشتن نرم افزارکاملا یکپارچه حسابداری، نه تنها دارای اطلاعات بیشتر خواهیم بود بلکه از اطلاعات صحیح تری هم برخوردار خواهیم شد.

کنترل بیشتر اطلاعات : نرم افزاریکپارچه حسابداری امکان دسترسی به اطلاعات مهم مالی را در زمان مورد  نیاز فراهم می سازد.

مبنایی برای رشد و توسعه : نرم افزارحسابداری مناسب، با رشد و توسعه سازمان (چه از نظر اندازه  سازمانی، چه افزایش تعداد بخش ها و دپارتمان‌ها و چه افزای تعداد کاربران) نیز قادر است خود را سازگار نماید.

بطور کلی در مسیر انتخاب، نصب و اجرای نرم افزار حسابداری جدید، چالش های فراوانی وجود دارد. اما از  سوی دیگر به واسطه نصب و راه‌اندازی این نرم افزار، فرصت های فراوانی برای سازمان خلق خواهد شد.

بطور مثال می توان کنترل بیشتری بر امور مالی سازمان داشت، تصمیمات بهتری اتخاذ کرد و جریان نقدینگی را بهبود بخشید.

در ادامه این مطالعه شش گام ذیل را برای انتخاب موفقیت آمیز نرم افزار حسابداری تشریح می نماییم :

درگیر ساختن افراد شایسته و کاردان

تعریف چالش ها

تخصیص مدیر پروژه به فرآیند

ارزیابی عملکرد برنامه کاربردی

انتخاب یکی از فروشندگان نرم افزار

اجرای سیستم، از طریق توسعه برنامه آموزشی و برنامه اجرایی فاز ۱

استانداردهای پایه ای تولید و توسعه نرم افزار:

استاندارد سند توصیف متدولوژی (MDD)

سند توصیف متدولوژی یکی از اصلی ترین اسناد پایه ای هر پروژه نرم افزاری است که در آن مدل فرایند توسعه نرم افزار، مرحله بندی و تجزیه این فرایند به مراحل کوچکتر و مشخصات هر مرحله مطابق با متدولوژی منتخب برای اجرای پروژه تشریح می گردد. تهیه MDD باید قبل از تهیه سایر اسناد و طرح های پروژه صورت گیرد. در صورتی که تدوین MDD با دقت و جامعیت کافی صورت گیرد، بسیاری از مطالب سایر طرح ها و اسناد پروژه را می توان به مطالب آن ارجاع داد.

استاندارد طرح مدیریت پروژه (PMP)

طرح مدیریت پروژه (PMP) سندی است که اصول، ضوابط و روش های مدیریت یک پروژه نرم افزاری را تعیین می کند. این طرح فرایندهای فنی و مدیریتی پروژه را تعیین کرده و فعالیت های لازم جهت دستیابی به اهداف پروژه را مشخص می نماید. هدف اصلی از تهیه PMP اطمینان از این نکته است که همه عناصر درگیر در پروژه دید واحدی از اهداف، مراحل، سازماندهی و رویه های فنی و مدیریتی پروژه کسب کرده اند و تلاش همه این عناصر در جهت دستیابی به اهداف پروژه هماهنگ و همسو شده است. طرح مدیریت پروژه درواقع طرح جامع یک پروژه است، بدین معنی که همه طرح ها و استانداردهای پروژه باید در آن مورد اشاره و ارجاع قرار گیرد.

استاندارد طرح تضمین کیفیت (QAP)

منظور از تضمین کیفیت یک پروژه مجموعه فعالیت هایی است که برای اطمینان از تطابق نتایج و فراورده های نهایی پروژه با خواسته های اولیه سفارش دهنده یا کارفرمای پروژه، باید در مدت اجرای پروژه انجام شود. طرح کیفیت پروژه (QAP) سندی است که سازمان، روش ها و برنامه تضمین کیفیت یک پروژه را تعیین می کند. این طرح همه فرایندهای اصلی و پشتیبانی توسعه نرم افزار را پوشش می دهد. طرح تضمین کیفیت به منظورر تعیین روش ها، ضوابط و برنامه تضمین کیفیت پروژه تهیه می گردد و یکی از اسناد مهم و تاثیر گذار در روندد اجرای پروژه است.

استاندارد طرح مدیریت پیکربندی (CMP)

طرح مدیریت پیکربندی به منظور مشخص کردن فعالیت های لازم در فرایند مدیریت پیکربندی پروژه تهیه می شود. این طرح فعالیت های الزامی مدیریت پیکربندی پروژه را مشخص کرده و مسئولیت و چگونگی انجام هر یک را تعیین می نماید. همچنین نحوه ثبت، نسخه برداری و نگهداری سوابق پیکربندی ابزارها و فراورده های پروژه در این طرح مشخص شود.

استاندارد طرح تصدیق و صحه گذاری (V&V)

فرایندهای تصدیق و صحه گذاری (V&V) از مهمترین فرایندهای پشتیبان توسعه نرم افزار است که اجرای صحیح و دقیق آنها نقش عمده ای در تضمین کیفیت پروژه های نرم افزاری ایفا می کند. گام نخست در اجرای این فرایندها، برنامه ریزی فعالیت های V&V است که نتیجه آن به شکل طرح تصدیق و صحه گذاری تدوین و ارائه می گردد. طرح تصدیق و صحه گذاری (V&V) به منظور مشخص نمودن فعالیت های لازم در طول اجرای پروژه برای حصول اطمینان از سازگاری فراورده های هر مرحله از توسعه نرم افزار با ورودی های آن مرحله وو همچنین بررسی تطابق فراورده های هر مرحله با نیازهای اولیه کاربران تهیه می شود. همه طرح ها،، مستندات، برنامه های اجرایی و پایگاه های اطلاعاتی که در نتیجه انجام فعالیت های توسعه نرم افزار تولیدد شده و به کارفرما تحویل داده می شود، یا برای استفاده داخلی به عنوان فراورده های میانی به کار می رود،، مشمول فعالیت های V&V می باشند.

استاندارد طرح آزمون نرم افزار

آزمون نرم افزار یکی از حساس ترین و مهمترین فعالیت هایی است که در جریان پروژه های نرم افزاری باید اجرا شود. صحت و دقت فعالیت های آزمون نرم افزار مستقیما در کیفیت نتایج اینگونه پروژه ها موثر است. ازز اینرو برنامه ریزی و اجرای صحیح آزمون نرم افزار می تواند نقش تعیین کننده ای در موفقیت یا شکست پروژهه های نرم افزاری ایفا کند. مجریان و مدیران پروژه های نرم افزاری با بهره گیری از این استاندارد می توانند کیفیت برنامه ریزی و نتایج فعالیت های آزمون نرم افزار را در پروژه های خود ارتقا بخشند.

استاندارد طرح انتقال و تحویل نرم افزار

طرح های انتقال و تحویل نرم افزار به منظور برنامه ریزی فعالیت هایی که باید در مرحله انتقال نرم افزار صورت گیرد، و با هدف تعیین سازمان، وظایف و فعالیت های این مرحله تهیه می شود.

استاندارد طرح ضمانت نرم افزار

طرح ضمانت نرم افزار برای تعیین ضوابط و فعالیت های دوره ضمانت نرم افزار، که پس از تحویل نرم افزار آغاز  شده و تا پیش از اتمام تعهدات کارگزار ادامه دارد، تهیه می گردد.

استاندارد طرح نظارت

نظارت بر طرح های نرم افزاری که با هدف کسب اطمینان از انجام تعهدات متقابل کارفرما و کارگزار صورت می گیرد، چه توسط شخص حقیقی یا حقوقی ثالثی (غیر از عناصر کارفرما) صورت گیرد، و چه توسط عناصر و کارکنان واجد صلاحیت کارفرما انجام شود، نیازمند طرحی است که در آن ضوابط و برنامه کار نظارت به طور دقیق بیان شده باشد. این طرح باید پیش از آغاز عملیات اجرایی پروژه تهیه شده و در اختیار همه طرف های درگیر در پروژه قرار داده شود.