نرم افزار حسابداری یعنی یک کسب و کار به صورت مکانیزه بودجه‌های عملیاتی خود را طراحی و برنامه ریزی کرده و هزینه‌ها و مطالبات یا درآمدش را مشخص نماید. همچنین نرم افزار حسابداری حقوق، مالیات‌هاا و دیگر حسابهای کاری شامل غرامت کارکنان، پوشش بهداشت و درمان و دیگر منافع آن‌ها را نیز ثبت وو مدیریت می‌کند. کارهای حسابداری ممکن است در منزل انجام شود یا طی قراردادی به حسابدار عمومیی سپرده شود. عدم توانایی در مدیریت درست یک سیستم حسابداری و نبود یک نرم‌افزار حسابداری مطمئنن می‌تواند منجر به یک فاجعه مالی برای یک کسب و کار کوچک شود.
برنامه ریزی بودجه
حتی یک کسب و کار کوچک هم باید با استفاده از یک نرم افزار حسابداری بودجه‌اش را برنامه‌ریزی کند تا از روی روال قرار داشتن کارش اطمینان داشته باشد. این امر شامل ارزیابی و برآورد کلیه نیازهای مالی یکک بیزینس و تهیه یک نقشه مالی و ورود صحیح اطلاعات به داخل نرم افزار مالی جهت اطمینان از پرداخت کلیهه قبوض، حقوق کارکنان و همخوانی درآمد و هزینه‌های جاری شرکت می‌باشد. شرکتی که از نرم افزار مالیی مناسبی برخوردار نباشد با خطر دست کم گرفتن درآمدها مواجه است که در نهایت به شکست کاری منجرر می‌گردد.
حسابهای پرداختنی
حسابهای پرداختنی در واقع قبوض و پرداختی‌هایی است که هزینه‌های اجرایی یک شرکت را تحت پوشش قرار می‌دهد. تاخیر در و یا عدم پرداخت این هزینه‌ها در صورت نداشتن سیستم حسابداری مناسب، شرکت را باا مشکلات عدیده‌ای روبرو می‌کند. به عنوان مثال توقف در تولید، خرابی دستگاه‌ها، اتمام پوشش بیمه‌ای و دیگرر نتایج مصیبت بار ازین دست است. هر کدام از این مشکلات پتانسیل نابود کردن تولید و توانایی‌های یک شرکت را دارا هستند.
حسابهای دریافتنی
همانطور که دانستن اینکه پول یک شرکت کجا می‌رود اهمیت دارد، اینکه پول از کجا می‌آید نیز مهم است. یک نرم افزار حسابداری مناسب فروش‌ها و درآمدها را به خوبی مسیریابی نموده و کاربر را مطمئن می‌کند کهه مشتری‌ها به موقع و بنا به آنچه توقع می‌رود پولشان را پرداخت می کنند. شرکتی که بدون حساب‌هایی دریافتنی خود را در نرم‌افزار نگهداری نکند و بدون دریافت پول به مشتریان خود کالا و خدمات ارائه دهد خود را در معرض خطر مالی بزرگی قرار داده است. برای یک بیزینس کوچک با حاشیه سود بسیار کم، از دست دادن پول به این طریق می‌تواند بسیار فاجعه بار بوده و منجر به نابودی کامل آن کار گردد.
آماده سازی حسابهای مالیاتی
هر شرکتی چه کوچک و چه بزرگ ملزم به پرداخت مالیات از روی سود خود می‌باشد. اکثر شرکت‌ها امور مالیاتی خود را به سبب تخصصی بودن آن به فرد یا گروه حسابدار یا حسابرس می‌سپارند اما بعضی از آن‌ها هم این کار را شخصا بر عهده می‌گیرند. به هر حال چه شرکت خود امور مالیاتی‌اش را انجام دهد و چه فرد دیگری، داشتن یه سیستم نرم افزاری مناسب برای کارهای مالی می‌تواند کمک بسیار شایانی به اداره کردن این امور مالیاتی بکند. کوچکترین اشتباه در محاسبات سود و مدارک درآمد و هزینه‌های یک شرکت می‌تواند منجر به علی‌الراس شدن و جریمه‌های هنگفت مالیاتی شود. روکش سند پرینت شده از یک نرم افزار حسابداری و ضمیمه کردن مدارک مالی شرکت به آن از جمله سهولت هایی است که در کار مالیاتی یک شرکت ایجاد میی گردد.
اختلاس
فقط در صورت داشتن یک نرم افزار حسابداری مناسب و ورود اطلاعات صحیح در آن می‌توان از فریبکاری، حساب‌سازی و در نهایت اختلاس و کلاهبرداریهای معمول صورت گرفته در یک شرکت جلوگیری نمود. یک کارمندد فاقد صداقت و درستکاری به راحتی می‌تواند پول شرکت را به صورت کم و غیر قابل ردگیری به خارج آن منتقل کرده و موجبات شکست کاری شرکت را فراهم آورد. اما با داشتن نرم افزار مالی و اخذ گزارشات مدیریتیی کامل و از جنبه‌های مختلف از آن، یک مدیر می‌تواند گردش وجوه نقد، نسبت‌های مالی و دیگر مدارک مالی راا بررسی کرده و هرگونه خرابکاری در آن را تشخیص و از کار خود محافظت نماید.