بسیاری از صاحبان کسب و کار کوچک از اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری آگاه هستند. استفاده از یک "قلم و کاغذ" برای انجام امور حسابداری مالی سبب می شود شما در گذشته بمانید. این در حالی است کهه در هیچ قانونی استفاده از نرم افزار حسابداری ملزم نشده است، اما با استفاده از نرم افزار حسابداری، با نگاه گذرا به گذشته متوجه تغیرات اساسی در زمینه حسابداری مالی خواهید شد.
سازمان: بیایید با آن روبرو شوید؛ هیچ چیز بدتر از یک کسب و کار که یک درک قوی نسبت به وضعیت مالی آن ندارید نیست. با نرم افزار حسابداری آن را آسان تر کنید.
توجه: استفاده از نرم افزار حسابداری موجب آسان تر شدن زمان پرداخت مالیات می گردد به خصوص اگر شما در حال بررسی اطلاعات مالیاتی خود باشید. همچنین نرم افزار حسابداری منطبق با قوانین مالیاتی،، شما را در پرداخت حقوق و دستمزد کارمندانتان راهنمایی خواهد کرد.
ورودی آسان است، زمان پول است و به همین دلیل شما باید هر آنچه که می توانید برای تبدیل شدن به یک عملیات کارآمد تر استفاده کنید به کار ببندید. با نرم افزار حسابداری، اطلاعات ورودی را آسان و بدون اتلاف زمان زیادی ثبت کنید.
تاریخ دقیق: آیا عملکرد این شرکت در سال جاری بهتر از گذشته است؟ آیا تعداد مشتریان نسبت به سال گذشته کاهش یافته است؟ شما می توانید با کمک نرم افزار حسابداری پاسخ این سوالات را به راحتیی دریابید. بهترین روش گزارش گیری دقیق از عملکرد مالی خود با استفاده از نرم افزار حسابداری محقق خواهدد شد.
کسب و کار کوچک خود را به نرم افزار حسابداری قدرتمند مجهز کنید.در ادامه به مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری می پردازیم.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
تولید اتوماتیک سند: فاکتورها به صورت سریع و دقیق، اسناد، یادداشت های اعتباری، سفارشات خرید، اظهارات چاپ و حقوق و دستمزد همه به طور خودکار انجام می شوند.
به روز بودن اطلاعات: استفاده از نرم افزار حسابداری سبب می شود تا حسابداری سوابق به طور خودکار و به روز محاسبه گردد و به همین ترتیب مانده حساب (برای مثال حساب های مشتری) همیشه به روز خواهدد بود.
دقت: فضای کمتری برای خطا وجود دارد برای نمونه تنها یک ثبت حسابداری برای هر معامله به جای دو یا سه ثبت برای یک سیستم دستی مورد نیاز است.
در دسترس بودن اطلاعات: داده ها فورا در دسترس هستند و می توانند در هر مکان و زمان در دسترس کاربران مختلف قرار بگیرند.
مدیریت اطلاعات: گزارش های تولیدی می تواند به مدیریت در جهت کنترل کسب و کار کمک کند، به عنوان مثال تجزیه و تحلیل سالانه بدهکاران نشان می دهد که حساب های مشتری سر رسیده و حساب سود و زیان و ترازنامه را با روند بهتری به اتمام می رسد.
خوانایی: با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان اطلاعات حسابداری را چاپ کرد بنابراین خوانایی بالای اسناد چاپی سبب افزایش بهره وری حسابداری می گردد.
بهره وری: استفاده بهتر از منابع و زمان باعث می شود تا جریان نقدی از طریق جمع آوری بدهی، بهتر و کنترل موجودی بهبود یابد.
هر رویداد مالی در یک شرکت، سازمان یا بنگاه اقتصادی باید به شکل سند حسابداری ثبت گردد. هر سند حسابداری کلیه اطلاعات مربوط به رویداد مالی متناظر خود را شامل می شود.اطلاعات ضروری در اسنادد حسابداری شامل تاریخ، حساب های مرتبط با رویداد مالی و مبلغ آنها می باشد. در ادامه به شرح هر یک از پارامتر های سند حسابداری می پردازیم.
سند حسابداری ، تاریخ سند حسابداری
هر سند حسابداری یا رویداد مالی در یک تاریخ مشخص اتفاق می افتد اولین پارامتر ضروری یک سند حسابداری تاریخ آن می باشد، که بدون وجود تاریخ، ثبت سند حسابداری ممکن نمی باشد. ثبت اسنادد حسابداری باید به ترتیب تاریخ انجام شود.
شماره سند حسابداری
برای هر سند حسابداری یک شماره در نظر می گیریم که این شماره توالی اسناد را مشخص می کند. در بسیاری از نرم افزار های حسابداری چند شماره برای اسناد در نظر گرفته می شود، بطور مثال شماره موقت و شماره دائم که شماره موقت جهت ثبت اولیه سند در نظر گرفته می شود و شماره دائم پس از نهایی شدن اسناد به سند اختصاص داده می شود.
حساب ها
در هر تراکنش مالی حداقل دو حساب درگیر خواهند شد که یکی حساب بدهکار و دیگری حساب بستانکار می باشد. اگر تراکنش مالی را بصورت یک جریان به شکل زیر در نظر بگیریم.
اسناد حسابداری
در این جریان طرف مبدا همیشه پولی را از دست خواهد داد و طرف مقصد پولی را بدست می آورد، پس حساب مبدا همیشه بستانکار و حساب مقصد همیشه بدهکار خواهد بود.
طرف حساب ها در اسناد حسابداری میتواند بیش از دو مورد باشد مثلا ممکن است سه بدهکار و چهار بستانکار داشته باشیم.
حتما مقاله کدینگ حسابداری و سطوح مختلف حسابها در نرم افزار حسابداری مطالعه کنید.
آرتیکل سند حسابداری
بابت هر یک از حساب ها در هر طرف، یک سطر اطلاعات در سند حسابداری باید ثبت گردد. هر سطر سند حسابداری را یک آرتیکل می گویند.
هر آرتیکل سند حسابداری شامل : کد حساب، شرح آرتیکل و یک مبلغ می باشد.
کد حساب : بسته به تعریف کدینگ حسابداری حتما شامل کد معین حساب و بصورت اختیاری شامل یک یا چند کد تفصیلی می باشد.
شرح آرتیکل : توضیحاتی است که علت بدهکاری یا بستانکاری کد حساب را شرح میدهد. این توضیحات در گزارش های مختلف حسابداری استفاده می شود.
مبلغ : در سند حسابداری دو ستون به مبلغ اختصاص دارد، ستون بدهکار و ستون بستانکار. برای هر آرتیکل فقط یکی از این دوستون باید مقدار داشته باشد و حتما هم این مقدار باید یک عدد مثبت و بزرگتر از صفر باشد.. یعنی آرتیکل بدون مبلغ ثبت نمی شود.
جمع سند
جمع مبالغ ستون بدهکار و جمع مبالغ ستون بستانکار بصورت مجزا در زیر سند حسابداری درج می شوند که این دو ستون باید برابر باشد. در صورت برابری دو ستون می گویند سند حسابداری تراز می باشد.
پیوست
تعداد برگه های پیوست اسناد حسابداری در این قسمت نوشته می شود. معمولا برگه هایی مانند فاکتور رسید پرداخت حواله واریز و … که مسبب رویداد مالی مربوط به سند حسابداری بوده است به سند پیوست میی شوند.
شرکت نرم افزار ترازنگار در مقاله قبلی در باره ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب صحبت کرد و موارد اولیه را که هر شرکتی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب باید در نظر بگیرد به طور خلاصه توضیح داد.
اولین قدم برای انتخاب نرم افزار حسابداری خوب، شناخت دقیق و کامل از خود شرکت و نیاز هایش معرفی شد.
و حالا فاکتور های کلی برای یک نرم افزار حسابداری متناسب با نیاز های خودتان را مرور می کنیم.
1) یادگیری و استفاده آسان
فراموش نکنید که نرم افزار حسابداری را انتخاب کرده اید تا کار های حسابداری را به قول معروف سر و سامانی دهید تا هم دقیق تر باشد هم آسان تر.
بنابراین کار کردن با نرم افزار حسابداری نباید خود تبدیل به یک فرایند طولانی و کسل کننده شود و کاربران از استفاده با آن وحشت کنند. پس محیط نرم افزارحسابداری را برای چند روز امتحان کنید تا در آینده از همینن مشکل که در ابتدا بسیار ساده به نظر می آید اذیت نشوید.
نرم افزار حسابداری، جزو آن دسته از نرم افزار هایی است که شاید هر روز باید با آن کار کنید مانند یک نرم افزار crm ، پس گول ظاهر های بسیار زیبا را نخورید. نرم افزار حسابداری که در عین حال ساده، زیبا و روانن باشد بهترین گزینه از لحاظ ظاهری است.
2) انعطاف پذیری
انعطاف پذیری در یک نرم افزار حسابداری دقیقا به چه معنا است؟
خوب، همان طور که در بالا هم چند بار گفتیم، شما زمان زیادی را برای یک نرم افزار حسابداری در روز می گذارید و این نرم افزار حسابداری باید خیلی مطابق با خود شرکت شما و همان نیاز هایی که بار ها گفتیمم باشد. به عنوان مثال اگر شرکت شما نیاز به یک فیلد اضافه برای یک کار خاص دارد، قابلیت اضافه شدن اینن فیلد وجود داشته باشد.
اسم ها، حساب ها و ... را با توجه به ساختار شرکت شما تنظیم شود تا در استفاده روزانه از این نرم افزار حسابداری احساس راحتی داشته باشد.
3) پشتیبانی خوب و در دشترس
خوب، چه موردی از این مورد مهم تر؟ حتما شما هم مانند من فکر می کنید که یک نرم افزار حسابداری نیاز به یک پشتیبانی خوب دارد تا در شروع کار شما را راهنمایی کند، تمام مشکلات را بر طرف کند، پاسخ گوی نیازز شما باشد و در آخر همین در کنار شما بودن به این معنی است شما برای آن شرکت نرم افزار حالا در هرر زمینه که فعالیت دارد از نرم افزار حسابداری گرفته تا نرم افزار crm و نرم افزار حسابداری تحت وب مهمم هستید. پس در ابتدا در مورد پشتیبانی خوب حتما پرس و جو کنید.
و حرف آخر این که این موارد ذکر شده یک سری ویژگی هایی کلی هستند، و این شمایید که انتخاب می کنید کدام مورد برایتان اهمیت بیش تری دارد.
شرکت نرم افزار ترازنگار در صفحه نرم افزار حسابداری به طور کامل موارد زیر را توضیح داده است.
شرکت نرم افزار ترازنگار در مقاله قبلی در باره ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب صحبت کرد و موارد اولیه را که هر شرکتی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب باید در نظر بگیرد به طور خلاصه توضیح داد.
اولین قدم برای انتخاب نرم افزار حسابداری خوب، شناخت دقیق و کامل از خود شرکت و نیاز هایش معرفی شد.
و حالا فاکتور های کلی برای یک نرم افزار حسابداری متناسب با نیاز های خودتان را مرور می کنیم.
1) یادگیری و استفاده آسان
فراموش نکنید که نرم افزار حسابداری را انتخاب کرده اید تا کار های حسابداری را به قول معروف سر و سامانی دهید تا هم دقیق تر باشد هم آسان تر.
بنابراین کار کردن با نرم افزار حسابداری نباید خود تبدیل به یک فرایند طولانی و کسل کننده شود و کاربران از استفاده با آن وحشت کنند. پس محیط نرم افزارحسابداری را برای چند روز امتحان کنید تا در آینده از همینن مشکل که در ابتدا بسیار ساده به نظر می آید اذیت نشوید.
نرم افزار حسابداری، جزو آن دسته از نرم افزار هایی است که شاید هر روز باید با آن کار کنید مانند یک نرم افزار crm ، پس گول ظاهر های بسیار زیبا را نخورید. نرم افزار حسابداری که در عین حال ساده، زیبا و روانن باشد بهترین گزینه از لحاظ ظاهری است.
2) انعطاف پذیری
انعطاف پذیری در یک نرم افزار حسابداری دقیقا به چه معنا است؟
خوب، همان طور که در بالا هم چند بار گفتیم، شما زمان زیادی را برای یک نرم افزار حسابداری در روز می گذارید و این نرم افزار حسابداری باید خیلی مطابق با خود شرکت شما و همان نیاز هایی که بار ها گفتیمم باشد. به عنوان مثال اگر شرکت شما نیاز به یک فیلد اضافه برای یک کار خاص دارد، قابلیت اضافه شدن اینن فیلد وجود داشته باشد.
اسم ها، حساب ها و ... را با توجه به ساختار شرکت شما تنظیم شود تا در استفاده روزانه از این نرم افزار حسابداری احساس راحتی داشته باشد.
3) پشتیبانی خوب و در دشترس
خوب، چه موردی از این مورد مهم تر؟ حتما شما هم مانند من فکر می کنید که یک نرم افزار حسابداری نیاز به یک پشتیبانی خوب دارد تا در شروع کار شما را راهنمایی کند، تمام مشکلات را بر طرف کند، پاسخ گوی نیازز شما باشد و در آخر همین در کنار شما بودن به این معنی است شما برای آن شرکت نرم افزار حالا در هرر زمینه که فعالیت دارد از نرم افزار حسابداری گرفته تا نرم افزار crm و نرم افزار حسابداری تحت وب مهمم هستید. پس در ابتدا در مورد پشتیبانی خوب حتما پرس و جو کنید.
و حرف آخر این که این موارد ذکر شده یک سری ویژگی هایی کلی هستند، و این شمایید که انتخاب می کنید کدام مورد برایتان اهمیت بیش تری دارد.
شرکت نرم افزار ترازنگار در صفحه نرم افزار حسابداری به طور کامل موارد زیر را توضیح داده است.
هدف اساسی حسابداری ثبت وقایع مالی به منظور جلو گیری از فراموش شدن آنچه که اتفاق افتاده و نیز طبقه بندی حسابها به منظور ایجاد امکان استفاده از آن ها در تجزیه و تحلیل و جمع بندی نحوه و نتایج کار میی باشد.
به عنوان مثال وقتی یک تاجر یا بازرگان وقایع مالی مربوط به تجارتخانه خود را در دفاتر مالی ثبت و ضبط می کند صرف نظر از این که میزان موجودی ها، مطالبات و بدهی هایشان به فراموشی سپرده نخواهد شد این امکان را نیز می یابد تا با استفاده از اطلاعات ثبت شده در دفاتر میزان سود و زیان و دارایی ها و بدهی های تجارتخانه اش را محاسبه کند.
وظیفه اصلی واولیه حسابدار، ثبت وقایع مالی به صورت طبقه بندی شده دردفتر حسابداری می باشد.
- تعریف حسابداری
حسابداری سیستمی است که فعالیت های واحد تجاری را اندازه گیری و جمع بندی و تجزیه و تحلیل نموده , حاصل آن را به تصمیم گیرندگان ارائه می نماید.
- تعریف جامع حسابداری
عبارت است از فرایند تشخیص , فن ثبت ، طبقه بندی و تلخیص فعالیت های مالی موسسات در قالب اعداد و ارقام قابل سنجش به پول رایج کشور وتفسیر نتایج حاصل از این اقدامات وارائه گزارش های مربوط به تصمیم گیرندگان می داند.
رویدادهای مالی – رویدادهایی هستند که اثر مالی یا پولی روی منابع شرکت داشته یا دارند و حسابداران فقط ملزم به ثبت این رویدادها هستند.
در تعریف فوق فرایند تشخیص عبارتند از انتخاب آن دسته از رویدادهایی که به عنوان رویداد اقتصادی یا مالی تلقی می شوند و به سازمان یا موسسه ای که برای آن حسابداری می کنیم مربوط می شوند.
پس از تشخیص رویدادهای مالی قدم بعدی اندازه گیری این رویدادها به وسیله یک واحد اندازه گیری یعنی پول است.حسابداری فقط با وقایعی که بتوان آنها را با پول اندازه گیری کرد سرو کار دارد.فرایند گزارشگری یکی ازز مهمترین مراحل یک سیستم حسابداری است. اطلاعات مالی از طریق ارائه یک سری گزارشهای حسابداری در اختیار استفاده کنندگان این اطلاعات قرار می گیرد. معروفترین گزارشهای مالی عبارتند از گزارشهای ترازنامهه و سود و زیان که به آنها صورتهای مالی نهایی گفته می شود.
گزارش های مالی - رایج ترین گزارش های مالی همان صورت های مالی اساسی هستند که شامل موارد زیر می باشند :
- صورت سود وزیان
- صورت حساب سرمایه
- صورت وضعیت مالی یا تراز نامه
- صورت جریان های وجوه نقد
حسابداران می توانند بنا بر نیاز استفاده کنندگان گزارشات مالی دیگری را نیز تهیه و ارائه نمایند که این بستگی به نیاز خاص آن ها دارد .
- اهم رشته های مختلف حسابداری
1- حسابداری مالی یا عمومی(financial accounting):
حسابداری عمومی یا حسابداری مالی که حسابداری بازرگانی نیز نامیده می شود اصول و موازین دفتر داری و حسابداری دوبل را بیان می کند.
2- حسابداری صنعتی((cost accounting:
حسابداری قیمت تمام شده یا حسابداری صنعتی که حسابداری هزینه یا هزینه یابی نیز نامیده می شود در موسسات و کارخانجات تولیدی کاربرد دارد. در این سیستم از روش های محاسبه قیمت تمام شده محصولل یا محصولات تولیدی گفتگو می شود .
3- حسابداری دولتی (governmental accounting):
در این رشته از حسابداری روشهای نگهداری حساب در موسسات دولتی ,شهرداری ها , وزارتخانه ها که منابع مالی آن ها از طریق درج اعتبارات در بودجه سالیانه کل کشور تامین می شود مورد تجزیه و تحلیل وو بررسی قرار می گیرد.
4- حسابداری مالیاتی (tax accounting) :
با استفاده از مقررات مالیاتی کشور، وضعیت مالیاتی موسسه مورد نظر تحت کنترل و بررسی قرار می گیرد.از آنجا که هدف اصلی موسسات خدماتی تجاری و بازرگانی و تولیدی کسب سود است لذا صاحبان و مدیران موسسات بازرگانی می بایست با استفاده از خدمات کارشناسان زبده مالیاتی کوشش نمایند مالیات قانونی و متعلقه را محاسبه و به ارگان ذیربط پرداخت کنند.
5- طراحی و اجرای سیستم های مالی:
در این رشته از حسابداری که به نوبه خود از جدید ترین شاخه های حسابداری است حسابدار طراح سیستم های مالی با توجه به قوانین و مقررات جاری مملکت و رعایت امکانات و نیاز های اطلاعاتی مدیران و صاحبان وو تصمیم گیرندگان موسسات روش های اجرائی مناسب را برای اداره امور مالی و حسابداری مورد نظر طراحی تدوین و پیشنهاد می نماید.
6- حسابرسی (auiditing) :
حسابرسی یا رسیدگی به این معنی است که اقدامات انجام شده که هنگام وقوع در دفتر مالی ثبت شده است مورد بازنگری مجدد قرار گرفته و انطباق اقدامات انجام شده با تصمیمات قبلی صاحبان موسسه و نیز صحت گزارشات مدیران به صاحبان موسسه کنترل می شود.
کاربرد حسابداری :
با توجه به رشد و توسعه کمی و کیفی امور بازرگانی و تولیدی و صنعتی, صاحبان موسسات و تجارتخانه ها و کارخانه ها عملا قادر نخواهند بود تمامی معاملات و داد و ستد های انجام شده را به خاطر بسپارند.
تفاوت دفتر داری و حسابداری:
برخی از افراد حسابداری و دفتر داری را مترادف یکدیگر می دانند چرا که ثبت و نگهداری دفاتر مالی بخشی از عملیات حسابداری بویژه سیستم های دستی حسابداری است. همانگونه که در تعریف حسابداری گفتهه شد مجموعه فرایند تشخیص, اندازه گیری, ثبت, پردازش و گزارشگری و تفسیر و تجزیه و تحلیل اطلاعات راا حسابداری می نامند در حالی که دفتر داری فقط به عملیات دفتر داری را می توان به کمک رایانه ها انجام داد .. به هر حال دفتر داری را کماکان می توان بخشی از کل سیستم حسابداری دانست.
انواع موسسات
نهادهای دولتی و غیر دولتی که در طیف وسیعی از رشته های خدماتی , تجاری و تولیدی فعالیت می کنند اطلاق می شود. طبقه بندی موسسات در هر کشوری با توجه به قوانین تجارت آن کشور نوع مالکیت و اهداف و رشته های مختلف فعالیت موسسات صورت می گیرد.در کشور ما نیز موسسات را می توان به شرح زیر طبقه بندی کرد:
1 – طبقه بندی موسسات با توجه به هدف فعالیت
2 – طبقه بندی موسسات با توجه به مالکیت و بخشهای اقتصادی
3 – طبقه بندی موسسات از لحاظ نوع فعالیت
استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری
بطور کلی کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که جهت اتخاذ تصمیمات خود نیاز مند اطلاعات حسابداری هستند استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری را تشکیل می دهند . این افراد را می توان به سه گروه ذینفع ، ذیحق وو ذیعلاقه تقسیم نمود .
-انواع استفاده کنندگان
استفاده کنندگان حسابداری را می توان به گروه عمده زیر تقسیم کرد :
الف. درون سازمانی
ب. برون سازمانی
استفاده کنندگان درون سازمانی شامل مدیریت در لایه های مختلف سازمان است که در انواع تصمیم گیری های خود نیاز مند اطلاعات حسابداری می باشند.
استفاده کنندگان برون سازمانی شامل مالکان و سهامداران ، بانک ها و اعتبار دهندگان،رقبا و مشتریان،محققان و سایر علاقه بندان می باشند.