نرم افزار حسابداری یعنی یک کسب و کار به صورت مکانیزه بودجه‌های عملیاتی خود را طراحی و برنامه ریزی کرده و هزینه‌ها و مطالبات یا درآمدش را مشخص نماید. همچنین نرم افزار حسابداری حقوق، مالیات‌هاا و دیگر حسابهای کاری شامل غرامت کارکنان، پوشش بهداشت و درمان و دیگر منافع آنها را نیز ثبت وو مدیریت میکند. کارهای حسابداری ممکن است در منزل انجام شود یا طی قراردادی به حسابدار عمومیی سپرده شود. عدم توانایی در مدیریت درست یک سیستم حسابداری و نبود یک نرم‌افزار حسابداری مطمئنن می‌تواند منجر به یک فاجعه مالی برای یک کسب و کار کوچک شود.
برنامه ریزی بودجه
حتی یک کسب و کار کوچک هم باید با استفاده از یک نرم افزار حسابداری بودجه‌اش را برنامه‌ریزی کند تا از روی روال قرار داشتن کارش اطمینان داشته باشد. این امر شامل ارزیابی و برآورد کلیه نیازهای مالی یکک بیزینس و تهیه یک نقشه مالی و ورود صحیح اطلاعات به داخل نرم افزار مالی جهت اطمینان از پرداخت کلیهه قبوض، حقوق کارکنان و همخوانی درآمد و هزینه‌های جاری شرکت میباشد. شرکتی که از نرم افزار مالیی مناسبی برخوردار نباشد با خطر دست کم گرفتن درآمدها مواجه است که در نهایت به شکست کاری منجرر میگردد.
حسابهای پرداختنی
حسابهای پرداختنی در واقع قبوض و پرداختی‌هایی است که هزینه‌های اجرایی یک شرکت را تحت پوشش قرار میدهد. تاخیر در و یا عدم پرداخت این هزینه‌ها در صورت نداشتن سیستم حسابداری مناسب، شرکت را باا مشکلات عدیده‌ای روبرو میکند. به عنوان مثال توقف در تولید، خرابی دستگاه‌ها، اتمام پوشش بیمه‌ای و دیگرر نتایج مصیبت بار ازین دست است. هر کدام از این مشکلات پتانسیل نابود کردن تولید و توانایی‌های یک شرکت را دارا هستند.
حسابهای دریافتنی
همانطور که دانستن اینکه پول یک شرکت کجا می‌رود اهمیت دارد، اینکه پول از کجا می‌آید نیز مهم است. یک نرم افزار حسابداری مناسب فروش‌ها و درآمدها را به خوبی مسیریابی نموده و کاربر را مطمئن میکند کهه مشتری‌ها به موقع و بنا به آنچه توقع می‌رود پولشان را پرداخت می کنند. شرکتی که بدون حساب‌هایی دریافتنی خود را در نرم‌افزار نگهداری نکند و بدون دریافت پول به مشتریان خود کالا و خدمات ارائه دهد خود را در معرض خطر مالی بزرگی قرار داده است. برای یک بیزینس کوچک با حاشیه سود بسیار کم، از دست دادن پول به این طریق می‌تواند بسیار فاجعه بار بوده و منجر به نابودی کامل آن کار گردد.
آماده سازی حسابهای مالیاتی
هر شرکتی چه کوچک و چه بزرگ ملزم به پرداخت مالیات از روی سود خود میباشد. اکثر شرکت‌ها امور مالیاتی خود را به سبب تخصصی بودن آن به فرد یا گروه حسابدار یا حسابرس می‌سپارند اما بعضی از آنها هم این کار را شخصا بر عهده می‌گیرند. به هر حال چه شرکت خود امور مالیاتی‌اش را انجام دهد و چه فرد دیگری، داشتن یه سیستم نرم افزاری مناسب برای کارهای مالی می‌تواند کمک بسیار شایانی به اداره کردن این امور مالیاتی بکند. کوچکترین اشتباه در محاسبات سود و مدارک درآمد و هزینه‌های یک شرکت می‌تواند منجر به علی‌الراس شدن و جریمه‌های هنگفت مالیاتی شود. روکش سند پرینت شده از یک نرم افزار حسابداری و ضمیمه کردن مدارک مالی شرکت به آن از جمله سهولت هایی است که در کار مالیاتی یک شرکت ایجاد میی گردد.
اختلاس
فقط در صورت داشتن یک نرم افزار حسابداری مناسب و ورود اطلاعات صحیح در آن میتوان از فریبکاری، حساب‌سازی و در نهایت اختلاس و کلاهبرداریهای معمول صورت گرفته در یک شرکت جلوگیری نمود. یک کارمندد فاقد صداقت و درستکاری به راحتی می‌تواند پول شرکت را به صورت کم و غیر قابل ردگیری به خارج آن منتقل کرده و موجبات شکست کاری شرکت را فراهم آورد. اما با داشتن نرم افزار مالی و اخذ گزارشات مدیریتیی کامل و از جنبه‌های مختلف از آن، یک مدیر می‌تواند گردش وجوه نقد، نسبت‌های مالی و دیگر مدارک مالی راا بررسی کرده و هرگونه خرابکاری در آن را تشخیص و از کار خود محافظت نماید.
با پیشرفت تکنولوژی و با تغییر روش انجام امور حسابداری از روش دستی به کامپیوتری، به کل شیوه انجام امور حسابداری و گزارشگیری از آن تغییر یافت، که این تغییر نیز برای جامعه حسابداران بسیار مفید واقع شد.
یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری نسبت به حسابداری به روش دستی صرفه جویی در زمان است. به این صورت که یک نرم افزار حسابداری قابلیت پردازش حجم بالایی از اطلاعات را در کسری ازز ثانیه دارد و معمولا بخش عظیمی از امور حسابداری را به صورت خودکار انجام میدهد.
امروزه نرم افزار حسابداری های زیادی در جامعه وجود دارد که هر کدام از این نرم افزارها قابلیت‌های خاص خود را به همراه دارند. در نتیجه یکی از نکات مهم در انتخاب یک نرم افزار حسابداری، متناسب بودن نسخهه نرم افزار حسابداری با کسب وکار ما میباشد.
به طور کلی نرم افزارهای مختلفی برای انجام امور حسابداری وجود دارد که هر فرد بسته به نوع کار خود می‌تواند نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کند. علاوه بر این یک نرم افزار باید از هر لحاظ دارای امنیت باشد تاا از سرقت و یا تغییر اطلاعات کاربر به هر نحوی جلوگیری کند که امروزه معمولا شرکت‌های تولید کننده‌ی نرم افزار حسابداری با استفاده از قفل‌های سخت افزاری و گذرواژه‌های نرم افزاری، امنیت اطلاعات کاربر را تضمین می‌کنند.
از دیگر ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری داشتن رابط کاربری مناسب است. در عین حال یک نرم افزار حسابداری باید بازدهی کاملی برای کاربر داشته باشد. به طور معمول مهم‌ترین خواسته یک کاربر از یک نرم افزار حسابداری، امکان استفاده از ابزارهای گزارشگیری به صورت دقیق و صحیح میباشد تا با استفاده ازز نتیجه‌ی این گزارشات عملکرد مناسبی برای بازدهی بهتر کسب وکار خود اندیشه کند.
در پایان میتوان گفت یکی از لازمه های امور حسابداری، استفاده از یک نرم افزار مناسب و متناسب با کسب و کار هر فرد میباشد.
امکان اجرای همزمان چند سیستم حسابداری (نقدی، تعهدی، نیمه تعهدی)
امکان تعریف دوره‌های مختلف مالی به صورت نامحدود
امکان تعریف نحوه ثبت اسناد هر دوره به صورت تک سندی، روزانه و ماهیانه جهت بستن حساب‌ها
امکان ایجاد ساختار کدینگ در هر دوره مالی طبق تشخیص مدیر مالی (راهبر سیستم) با خصوصیات زیر:
امکان تعریف تعداد سطـوح کدینگ به طـور دلخواه
امکان تعریف عنوان هر سطح
امکان تعریف تعداد کاراکتر هر سطح به طور دلخواه
امکان تعریف کـدینگ شناور
امکان مسدود نمودن کدینگ جهت عدم استفاده در اسناد با حفظ گردش قبلی کد
قابلیت تعریف انواع جداول تقصیلی مستقل به صورت لیستی یا درختی، در هر یک از جداول
قابلیت الصاق نامحدود جداول تفصیلی به هر یک از کدهای سطوح حسابداری
امکان تخصیص داده‌های جداول تفصیلی به کدهای حسابداری
امکان هوشمند نمودن ورود اطلاعات جداول تفصیل در اسناد
امکان ثبت اطلاعات مربوط به تفصیلی‌های مرتبط با هر کد حساب به صورت نامحدود در سطح سند
امکان آنالیز حساب‌ها به صورت تجمیع و سنواتی و امکان پیمایش حساب‌ها از تراز به سند
امکان تعریف و طراحی انواع کاربرگ‌های مالی (اظهارنامه، ترازنامه و...)
امکان مغایرت‌گیری حسابهای بانک و امکان مغایرت‌گیری از انواع گزارش‌های دفاتر
ایجاد شناسنامه مشتریان به همراه مشخصات کامل آنها
قابلیت گروه بندی مشتریان و تعریف مشخصات کامل مشتریان
امکان تعریف زیر مجموعه مشتریان و نمایش درختی و لیستی
امکان تعیین سقف اعتبار برای مشتریان و کنترل آن در فاکتور
امکان معرفی مقیاسهای سنجش، نرخ‌های تبدیل مقیاس های مختلف و واحدهای فرعی برای هر کالا
امکان تعیین نقطه سفارش، حداقل و حداکثر موجودی به ازای هر کالا همراه با آلارم
قابلیت تعریف مراکز هزینه و موارد مصرف
قابلیت معرفی نوع فروش (نقدی و pos )
امکان تعریف بازاریاب و ثبت درصد بازاریابی به ازای هر کالا و بازاریاب
امکان تعریف توزیع کنندگان کالا و وسایل نقلیه به همراه مشخصات آن
قابلیت معرفی عوامل افزاینده و کاهنده در پیش فاکتور و فاکتور به صورت دلخواه
امکان تعریف بخشنامه فروش (تعیین لیست قیمت)
امکان ثبت پیش فاکتور و فاکتور فروش و چاپ دلخواه
امکان ثبت فاکتور فروش روزانه برای فروشگاهها به منظور مدیریت قیمت‌گذاری کالا‌ها به صورت اتوماتیک و در کمترین زمان ممکن برای عرضه کالا در فروش گاه‌ها
امکان استفاده از دستگاه بارکدخوان هنگام ثبت فاکتور یا پیش فاکتور
امکان مدیریت فرایند برگشت از فروش
امکان صدور حواله فروش خودکار و غیر خودکار و اعلام تحویل به انبارمحصول
امکان سهمیه‌بندی فروش بین مشتریان و ثبت فاکتور بر اساس سهمیه بندی
امکان تفکیک کالا و خدمات
پشتیبانی از قانون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده
امکان کنترل فی فروش بر اساس فی خرید و بهای تمام شده هر کالا
امکان صدور انواع اسناد به طور خودکار مطابق روال تعیین شده فروش (مثل : صدور خودکار فاکتور فروش بر اساس فرایندهای قبلی انجام شده نظیر : پیش فاکتور ، مجوز و ...)
امکان کنترل موجودی کالاهای رزو شده (ارائه موجودی قابل فروش کالا بر اساس سفارشات اخذ شده)
ارتباط با نرم افزار حسابداری اخوان و نرم افزار انبار اخوان
انواع نرم افزار حسابداری :
سابقه شرکت ارائه دهنده محصول:
پیشنهاد می کنیم شرکت هایی را برگزینید که بصورت تخصصی روی نرم افزار مدیریت آموزشگاه فعالیت می کنند و دارای سابقه چندین ساله هستند پس سعی کنید از شرکت رسمی خرید داشته باشید تا طرف حسابب شما شخص خاص نباشد بلکه تیمی پایدار باشد
معمولا نرم افزار های نو پا و تازه کار با سفارش یک یا چند مجموعه نوشته شده و شاید در حد رفع احتیاجات همان مراکز ،امکاناتی را فراهم آورند و هنوز به اصطلاح بازاری زیر بار نرفته و امتحان خود را پس نداده باشند اطمینان به اینگونه نرم افزارها دل شیر می خواهد!
پس نرم افزاری را برگزینید که سابقه کارکرد طولانی داشته باشد و تست های لازم که در بخشهای بعدی بیشتر توضیح می دهیم را سپری کرده و دارای اشکالات کمتری باشد
از بین نرم افزارهای موجود نرم افزاری را انتخاب کنید که حداقل 95% از نیازهایی را که قبلاً مدنظرتان بوده است را برآورده کند، اگر این درصد کمتر باشد بعدها با اضافه شدن نیازهایتان به مشکل خواهید خورد
بر خلاف دمو های اینترنتی و حضوری و یا تلفنی، در دموی حضوری خیلی از مسائل برای شما روشن خواهد شد همچنین چون شخص دمو دهنده مسلط ترین فرد به نرم افزار در شرکت می باشد شما می توانید سطحح علمی آن شرکت را بسنجید
برخی از شرکت ها تیم پشتیبان جدای از برنامه نویسان دارند که می تواند روند دریافت پشتیبانی شما در چند مرحله زمانبر ختم به برنامه نویسان شود پس از شرکت هایی خرید کنید که برنامه نویسان؛ خود مسئول پشتیبانی هستند یا حداقل افراد پشتیبان آشنا به برنامه نویسی باشند (در مبتکران صنعت برنامه نویسان مستقیم پشتیبانی را انجام خواهند داد)
1) به چه چیزی گارانتی گفته می شود؟
پشتیبانی نرم افزار یعنی چه و چه مواردی را شامل می شود؟
خدمات پس از فروش شامل چه مواردی است؟
نرم افزار محدودیت تاریخ یا تعداد دارد؟
شرایط تمدید پشتیبانی با اتمام قرارداد پشتیبانی اولیه چیست؟
آیا شرکت آماده ارائه پشتیبانی موردی هست و شرایط آن چیست؟
پشتیبانی در محل ارائه می شود؟
عقلتان را پشت چشمتان پنهان نکنید و گول ظواهر را نخورید ملاک هایی نظیر بزرگی مکان شرکت، تبلیغات بیشتر، حضور گسترده در نمایشگاه ها، رتبه شرکت و سایت پر زرق و برق و نرم افزار با ظاهر زیبا و رنگ بندی های متنوع فقط برای کاربران استفاده کننده جذابیت دارند ولی شما که مدیریت موسسه و آموزشگاه را بر عهده دارید و یا مسوول IT شما باید به نکات فنی و همچنین پوشش احتیاجات بیشتر بها دهید اگر چند نرم افزار را با امتیاز بالا کنار هم قرار دادید آنوقت به سراغ مسائل بالا بروید
شما هیچ راهی برای ارزیابی سرعت نرم افزار ندارید مگر اینکه از شرکت تولید کننده بخواهید شماره تماس بزرگترین مشتریانش را در اختیار شما قرار دهد و با تماس با مسئول مربوطه از حجم داده ها و همچنین سرعتت نرم افزار روی سرور و همچنین کلاینت ها مطلع شوید
نرم افزار ها دارای امکانات و قیمیت های متفاوتی هستند اگر بودجه محدودی را برای خرید نرم افزار کنار گذاشته اید و قیمت برای شما مهم تر از همه چیز است کار شما کمی سخت خواهد بود، چون مجبورید نرم افزاری را برگزینید که با بودجه شما همخوانی داشته باشد نه با نیازهای شما ولی درصورت داشتن بودجه باز،، نرم افزاری را خریداری نمایید که نسبت امکانات ارائه شده در آن به قیمت ، منصفانه و مناسب شما و نیازهای شما باشد
الف ) مشخصه های کمی (Quantity Specification)
قبل از خرید حتماً از شرکت بپرسید که نرم افزار با سیستم عامل مورد نظر شما سازگار است یا خیر
استفاده از ابزارهای مدرن و قدرتمند هر چند کم ولی در کیفیت نرم افزار بی-تاثیر نیست
یکی از مهم ترین قسمت های هر نرم افزار (نرم افزارهای مبتنی بر پایگاه داده) نوع بانک آن می باشد بانک های اطلاعاتی نظیر SQL SERVER و Oracle از بانک های اطلاعاتی مشهور، محبوب و حرفه ای و بانک ACCESS از بانک های اطلاعاتی متوسط برای مصارف معمولی هستند
هنگام خرید پیش بینی گسترش کار و توسعه نرم افزار را بدهید و قابلیت شبکه و میزان هزینه به ازای هر کلاینت (Node) را از شرکت مورد نظر سوال کنید (مبتکران صنعت در تعداد کلاینت های نرم افزار محدودیتیی ندارد و رایگان می باشد)
نکته :
شبکه پذیری با تحت وب بودن فرق می کند
نرم افزار تحت وب به نرم افزاری می گویند که بر روی مرورگر اجرا می شود و معمولاً برای دسترسی بر روی اینترنت به کار می رود مانند سایت های یاهو یا ثبت نام های اینترنتی
ب ) مشخصه های کیفی (Quality Specification)
در میزان کیفیت نرم افزار فقط 2 عامل طراحی و ساخت وجود دارد که اگر ضریب هر کدام را 50% در نظر بگیریم
بخش طراحی که شامل الگوریتمها میباشد هرگز توسط مصرف کننده قابل رویت و ارزیابی نیست پس کاربر هرگز نمیتواند به کیفیت واقعی نرم افزار پی ببرد
ولی در عمل ، استفاده از نرم افزار مسائل را تا حدود زیادی روشن میکند
مواردی از قبیل
عدم داشتن خطا در نرم افزار
عدم مغایرت در خروجی یا گزارشات
سادگی و عدم پیچیدگی نرم افزار
ظاهر و فرمهای نرم افزار
گزارشات و خروجی ها
داشتن راهنمای نرم افزار و از این قبیل را میتوان از موارد کیفی نرم افزار دانست
سعی کنید نیاز ها رایکپارچه ببینید و نرم افزاری انتخاب کنید که این نیاز ها را در خود جای دهد حتی الامکان از خرید چند نرم افزار جزیره ای اجتناب کنید
حتی المکان از انتخاب نرم افزار بدون ارتقا و از رده خارج از لحاظ تکنولوژی پرهیز کنید چون به مرور زمان نیاز های جدیدی برای شما حادث میگردد نرم افزاری که پشتیبانی قوی و بروز رسانی مستمر داشته باشد می تواند تا چندین سال نیاز های شما را مرتفع نموده و لزومی به تعویض نرم افزار نداشته باشید
نتیجه گیری
خرید یک نرم افزار یعنی شروع رابطه مبتنی بر اعتماد
پس در نهایت به شرکتی اعتماد کنید که قبل از هر چیز صداقت را سرلوحه کار خود قرار داده است.