نرم افزار حسابداری یک کلاس از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی کسب و کار می کند. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده در حوزه متفاوت به کار گرفته شوند، برخی از برنامهه حسابداری برای حسابداری ساده و برخی دیگر برای کسب و کارهای بزرگ طراحی شده اند. با استفاده ازز نرم افزار حسابداری میتوان بخش حسابداری را کارآمدتر و با جلوگیری از اشتباهات به واسطه برنامه حسابداری هزینه های به وجود آمده در این زمینه را به مقدار قابل توجهی کاهش داد.
با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان به طور معمول صدها ورودی و خروجی را به طور همرمان مورد بررسی قرار داد.
حال به فاکتورهای مهم و اساسس برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری می پردازیم:
1.دقت
نرم افزار حسابداری می تواند با کمک به افزایش دقت و صحت سوابق با کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبات مفید واقع گردد. فرآیندهای حسابداری دستی شامل بررسی بسیاری از محاسبات ریاضی یکی ازز موارد کاهش دقت در انجام حسابداری مالی می باشد.یک محاسبه اشتباه در اوایل روند حسابداری مالیی می تواند تاثیر زیادی بر عملکرد پایانی داشته باشد. نرم افزار حسابداری، از سوی دیگر، با عدم خطا در انجام محاسبات همراه است. با این حال، باید توجه داشت که فاکتور دقت در برنامه حسابداری موضوعی است کهه در صورت ورود اطلاعات غلط از سوی نیروی انسانی ممکن است کاهش یابد.
2.سرعت
استفاده از نرم افزار حسابداری به شما اجازه می دهد پردازش حساب خود را با سرعت بیشتری نسبت به سرعت پردازش کتابچه راهنمای کاربر انجام دهید. بخشی از این افزایش سرعت به دلیل استفاده از کامپیوتر،، که قادر به پردازش ارقام، بسیار سریع تر از مغز انسان است می آید. علاوه بر این، نرم افزار حسابداری اینن امکان را می دهد که برای افزایش بهره وری از امکانات دیگری همچون اتوماسیون استفاده نمود، برای مثال، اگرر در یک کسب و کار نیاز به ثبت مالیات بر فروش در تمام معاملات آن است. نرم افزار حسابداری می تواند برایی انجام این کار برای هر ورودی به طور خودکار طراحی گردد.
3.هزینه
منافع حاصل از سرعت و کارایی نرم افزار حسابداری باعث می شود تا هزینه های کلی کاهش یابد. استفاده از یک برنامه حسابداری اجازه می دهد تا هر یک از اعضای تیم حسابداری به انجام کارهای بیشتر در یکک زمان معین مشغول شوند، به طور بالقوه به این معنی که یک تیم کوچکتر کلی مورد نیاز است. این به نوبه خود،، می تواند حقوق و دستمزد و مدیریت هزینه بخش حسابداری را کاهش دهد.
4.گزارش ها
نرم افزار حسابداری کمک می کند تا کسب و کار برای تامین اعضای لازم از کارکنان با اطلاعات مالی به موقع و دقیق صورت بگیرد. به عنوان مثال، فرض کنید که مدیر مالی یک شرکت نیاز به یک گزارش از ورود وجه نقد بهه یک جلسه در دو ساعت دارد. بسیاری از سیستم های نرم افزار حسابداری ساخته شده به سادگی باا استفاده از ماژول گزارش گیری سبب شده اند تا به سادگی پر کردن یک فرم و کلیک روی یک دکمه گزارشاتت مورد نظر تهیه گردند این در حالی است که تهیه همین گزارشات به صورت دستی می تواند به یک پروسه وقت گیر تبدیل شود.
در این مطلب ۶ نکته اساسی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب را برای شما شرح می دهیم امیدوارم مفید واقع شود.
۱- چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنید؟
استفاده از نرم افزار حسابداری موجب صرفه جویی در زمان می شود. وقتی نرم افزار را با حساب کتاب دستی مقایسه می کنیم معمولا استفاده از نرم افزار حسابداری کارآمد تر است. زیرا نرم افزار خیلی ازز مشکلات را کاهش می دهد بطور مثال یک بار اطلاعاتی از قبیل اطلاعات مشتریان ، آدرس، تلفن، و … را واردد نرم افزار می کنید و در دفعه های بعدی دیگر لازم به ورود این اطلاعات نمی باشد و یا در استخدام کارمند همم صرفه جویی می شود و سوابق دقیق تر از حسابهای خود دارید.
اگر شما کسب و کار کوچکی دارید و مشتریان کمی دارید می توانید از نرم افزار حسابداری با قیمت های کم یا رایگان هم استفاده کنید. اما یکی از مشکلات نرم افزار های رایگان عدم پشتیبانی می باشد.
برخی از نرم افزارهای حسابداری که برای کسب و کار کوچک هستند برای سهولت استفاده بسیار ساده طراحی می شوند که توسط یک فردی که هیچ پس زمینه حسابداری ندارد هم قابل استفاده می باشد.
۲- به کدام از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟
با محدود کردن نسخه نرم افزار انتخابی انجام دهید که مناسب کسب و کار شما باشد. ویژگی های نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک عبارتند از:
انبارداری
مدیریت فروش
مدیریت ارتباط با مشتری
دریافت و پرداخت آنلاین
مدیریت هزینه و بودجه بندی
پیش بینی های مالی
حقوق و دستمزد
مالیات و بیمه
صنعت خاص نرم افزار حسابداری
برخی از نرم افزار های حسابداری به طور خاص برای صنایعی مانند ساخت و ساز، ساخت و توزیع کنندگان عمده فروشی طراحی شده است. اگر کسب و کار کوچک خود را در یک صنعت با الزامات حسابداری خاصص میدانید، ممکن است نرم افزار حسابداری با ویژگی های با این شرایط نیاز دارید.
صحبت کردن با دیگران درباره نرم افزار حسابداری
قبل از خرید نرم افزار، صحبت کردن با حداقل سه نفر دیگر که از نرم افزار حسابداری در کسب و کار که مشابه با شما هستند استفاده می کند لازم می باشد.
6 نکته اساسی برای انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب
۳- اطلاعات بیشتر برای انتخاب نرم افزار حسابداری
آیا نرم افزار حسابداری میتواند با رشد کسب و کار شما ارتقاء پیدا کند؟
وقتی نرم افزار را پیدا کنید که تمام نیازهای شما را براورده کند مهمترین قدم را برداشته اید. اما باید برسی کنید که آیا در آینده می توانید قسمت یا ماژول جدیدی به این نرم افزار اضافه کنید؟ آیا شرکت ارائه دهندهه می تواند این کار را انجام دهد؟ این مهمترین نکته در انتخاب یک نرم افزار می باشد که خیلی ها به آن توجهه نمی کنند.
نرم افزار آنلاین یا آفلاین؟
نرم افزار آنلاین مبتنی بر وب است که از طریق یک مرورگر اینترنت قابل کار کردن می باشد. فرق نرم افزار حسابداری آنلاین با آفلاین در این است که برای دسترسی به داده های حسابداری و سوابق از طریق اینترنتت قابل مشاهده می باشد در صورتی که نرم افزار حسابداری آفلاین اینطور نیست .
می توانید دسترسی برخی از کاربران را در نرم افزار محدود کنید؟
اگر بیش از یک نفر از نرم افزار استفاده می کند، ممکن است یک فرد به دسترسی کامل نیاز داشته باشد،اما دیگران ممکن است نیاز به دسترسی محدودی داشته باشند.
آیا نرم افزار حسابداری دمو یا نسخه آزمایشی دارد؟
همیشه بهتر است قبل از خرید نرم افزار دموی آن را ببینید و با آن کار کنید تا دیدتان نسبت به نرم افزار کامل شود.
۴- پشتیبانی نرم افزار
قبل از خرید نرم افزار باید به نحوه پشتیبانی آن شرکت ارائه دهنده توجه کنید.
مطمئن باشید که پس از خرید نرم افزار حتما به پشتیبانی آن نیاز خواهید داشت. پشتیبانی در امور مالی از حساسیت و اهمیت بیشتری برخوردار است. بنابراین در رابطه با پشتیبانی نرم افزار پرس و جو کنید. سوالاتیی زیر را حتما بپرسید:
چه مواردی شامل پشتیبانی می شود؟
هزینه پشتیبانی چقدر است؟
آیا پشتیبانی رایگان ارائه می گردد؟
مدت پشتیبانی رایگان چقدر است؟
بهتر است که نرم افزار در ابتدا پشتیبانی رایگان داشته باشد، تا در زمان شروع بکار گیری آن، بتوانید سوالات خود را بدون پرداخت هیچ هزینه ای بپرسید و سردرگم نشوید. طبیعتا پس از آن ارائه پشتیبانی منوط به پرداختت هزینه از سوی شما میباشد. توصیه ما این است که هزینه پشتیبانی را با خیال آسوده پرداخت کنید، تجربه نشان داده که در موقعیت های حساس مالی، شدیدا نیازمند پشتیبانی خواهید شد.
۵- پرداخت نکردن هزینه برای ویژگی هایی که شما از آنها استفاده ای نمی کنید
کسب و کارهای کوچکتر به ویژگی های کمتر و کسب و کارهای بزرگ به ویژگی های بیشتری نیاز دارند. و شما باید طبق نیازتان نرم افزار خریداری کنید تا بیشتر از نیازتان هزینه ای نپردازید.
۶- استفاده از یک حسابدار یا نرم افزار حسابداری؟
یک حسابدار برای تضمین این که کسب و کار شما پایبند به حسابداری و مالیاتی باشد قابل جایگزین با نرم افزار حسابداری نیست. اما، هنگامی که شما در یک کسب و کار کوچک از نرم افزار حسابداری استفادهه می کنید، شما هر روز وظایف حسابداری را از دست یک حسابدار به نرم افزار می سپارید، که موجب صرفهه جویی در پول می شود. نرم افزار حسابداری می تواند گزارش های مختلفی را برای شما داشته باشد کهه میتوان گفت خیلی دقیق تر می باشد.
هدف اساسی حسابداری ثبت وقایع مالی به منظور جلو گیری از فراموش شدن آنچه که اتفاق افتاده و نیز طبقه بندی حسابها به منظور ایجاد امکان استفاده از آن ها در تجزیه و تحلیل و جمع بندی نحوه و نتایج کار میی باشد.
به عنوان مثال وقتی یک تاجر یا بازرگان وقایع مالی مربوط به تجارتخانه خود را در دفاتر مالی ثبت و ضبط می کند صرف نظر از این که میزان موجودی ها، مطالبات و بدهی هایشان به فراموشی سپرده نخواهد شد این امکان را نیز می یابد تا با استفاده از اطلاعات ثبت شده در دفاتر میزان سود و زیان و دارایی ها و بدهی های تجارتخانه اش را محاسبه کند.
وظیفه اصلی واولیه حسابدار، ثبت وقایع مالی به صورت طبقه بندی شده دردفتر حسابداری می باشد.
- تعریف حسابداری
حسابداری سیستمی است که فعالیت های واحد تجاری را اندازه گیری و جمع بندی و تجزیه و تحلیل نموده , حاصل آن را به تصمیم گیرندگان ارائه می نماید.
- تعریف جامع حسابداری
عبارت است از فرایند تشخیص , فن ثبت ، طبقه بندی و تلخیص فعالیت های مالی موسسات در قالب اعداد و ارقام قابل سنجش به پول رایج کشور وتفسیر نتایج حاصل از این اقدامات وارائه گزارش های مربوط به تصمیم گیرندگان می داند.
رویدادهای مالی – رویدادهایی هستند که اثر مالی یا پولی روی منابع شرکت داشته یا دارند و حسابداران فقط ملزم به ثبت این رویدادها هستند.
در تعریف فوق فرایند تشخیص عبارتند از انتخاب آن دسته از رویدادهایی که به عنوان رویداد اقتصادی یا مالی تلقی می شوند و به سازمان یا موسسه ای که برای آن حسابداری می کنیم مربوط می شوند.
پس از تشخیص رویدادهای مالی قدم بعدی اندازه گیری این رویدادها به وسیله یک واحد اندازه گیری یعنی پول است.حسابداری فقط با وقایعی که بتوان آنها را با پول اندازه گیری کرد سرو کار دارد.فرایند گزارشگری یکی ازز مهمترین مراحل یک سیستم حسابداری است. اطلاعات مالی از طریق ارائه یک سری گزارشهای حسابداری در اختیار استفاده کنندگان این اطلاعات قرار می گیرد. معروفترین گزارشهای مالی عبارتند از گزارشهای ترازنامهه و سود و زیان که به آنها صورتهای مالی نهایی گفته می شود.
گزارش های مالی - رایج ترین گزارش های مالی همان صورت های مالی اساسی هستند که شامل موارد زیر می باشند :
- صورت سود وزیان
- صورت حساب سرمایه
- صورت وضعیت مالی یا تراز نامه
- صورت جریان های وجوه نقد
حسابداران می توانند بنا بر نیاز استفاده کنندگان گزارشات مالی دیگری را نیز تهیه و ارائه نمایند که این بستگی به نیاز خاص آن ها دارد .
- اهم رشته های مختلف حسابداری
1- حسابداری مالی یا عمومی(financial accounting):
حسابداری عمومی یا حسابداری مالی که حسابداری بازرگانی نیز نامیده می شود اصول و موازین دفتر داری و حسابداری دوبل را بیان می کند.
2- حسابداری صنعتی((cost accounting:
حسابداری قیمت تمام شده یا حسابداری صنعتی که حسابداری هزینه یا هزینه یابی نیز نامیده می شود در موسسات و کارخانجات تولیدی کاربرد دارد. در این سیستم از روش های محاسبه قیمت تمام شده محصولل یا محصولات تولیدی گفتگو می شود .
3- حسابداری دولتی (governmental accounting):
در این رشته از حسابداری روشهای نگهداری حساب در موسسات دولتی ,شهرداری ها , وزارتخانه ها که منابع مالی آن ها از طریق درج اعتبارات در بودجه سالیانه کل کشور تامین می شود مورد تجزیه و تحلیل وو بررسی قرار می گیرد.
4- حسابداری مالیاتی (tax accounting) :
با استفاده از مقررات مالیاتی کشور، وضعیت مالیاتی موسسه مورد نظر تحت کنترل و بررسی قرار می گیرد.از آنجا که هدف اصلی موسسات خدماتی تجاری و بازرگانی و تولیدی کسب سود است لذا صاحبان و مدیران موسسات بازرگانی می بایست با استفاده از خدمات کارشناسان زبده مالیاتی کوشش نمایند مالیات قانونی و متعلقه را محاسبه و به ارگان ذیربط پرداخت کنند.
5- طراحی و اجرای سیستم های مالی:
در این رشته از حسابداری که به نوبه خود از جدید ترین شاخه های حسابداری است حسابدار طراح سیستم های مالی با توجه به قوانین و مقررات جاری مملکت و رعایت امکانات و نیاز های اطلاعاتی مدیران و صاحبان وو تصمیم گیرندگان موسسات روش های اجرائی مناسب را برای اداره امور مالی و حسابداری مورد نظر طراحی تدوین و پیشنهاد می نماید.
6- حسابرسی (auiditing) :
حسابرسی یا رسیدگی به این معنی است که اقدامات انجام شده که هنگام وقوع در دفتر مالی ثبت شده است مورد بازنگری مجدد قرار گرفته و انطباق اقدامات انجام شده با تصمیمات قبلی صاحبان موسسه و نیز صحت گزارشات مدیران به صاحبان موسسه کنترل می شود.
کاربرد حسابداری :
با توجه به رشد و توسعه کمی و کیفی امور بازرگانی و تولیدی و صنعتی, صاحبان موسسات و تجارتخانه ها و کارخانه ها عملا قادر نخواهند بود تمامی معاملات و داد و ستد های انجام شده را به خاطر بسپارند.
تفاوت دفتر داری و حسابداری:
برخی از افراد حسابداری و دفتر داری را مترادف یکدیگر می دانند چرا که ثبت و نگهداری دفاتر مالی بخشی از عملیات حسابداری بویژه سیستم های دستی حسابداری است. همانگونه که در تعریف حسابداری گفتهه شد مجموعه فرایند تشخیص, اندازه گیری, ثبت, پردازش و گزارشگری و تفسیر و تجزیه و تحلیل اطلاعات راا حسابداری می نامند در حالی که دفتر داری فقط به عملیات دفتر داری را می توان به کمک رایانه ها انجام داد .. به هر حال دفتر داری را کماکان می توان بخشی از کل سیستم حسابداری دانست.
انواع موسسات
نهادهای دولتی و غیر دولتی که در طیف وسیعی از رشته های خدماتی , تجاری و تولیدی فعالیت می کنند اطلاق می شود. طبقه بندی موسسات در هر کشوری با توجه به قوانین تجارت آن کشور نوع مالکیت و اهداف و رشته های مختلف فعالیت موسسات صورت می گیرد.در کشور ما نیز موسسات را می توان به شرح زیر طبقه بندی کرد:
1 – طبقه بندی موسسات با توجه به هدف فعالیت
2 – طبقه بندی موسسات با توجه به مالکیت و بخشهای اقتصادی
3 – طبقه بندی موسسات از لحاظ نوع فعالیت
استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری
بطور کلی کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که جهت اتخاذ تصمیمات خود نیاز مند اطلاعات حسابداری هستند استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری را تشکیل می دهند . این افراد را می توان به سه گروه ذینفع ، ذیحق وو ذیعلاقه تقسیم نمود .
-انواع استفاده کنندگان
استفاده کنندگان حسابداری را می توان به گروه عمده زیر تقسیم کرد :
الف. درون سازمانی
ب. برون سازمانی
استفاده کنندگان درون سازمانی شامل مدیریت در لایه های مختلف سازمان است که در انواع تصمیم گیری های خود نیاز مند اطلاعات حسابداری می باشند.
استفاده کنندگان برون سازمانی شامل مالکان و سهامداران ، بانک ها و اعتبار دهندگان،رقبا و مشتریان،محققان و سایر علاقه بندان می باشند.
نرم افزارحسابداری مناسب : از آنجایی که همه کسب و کارها فارغ از ابعاد و مقیاس، در واقع بنگاه های اقتصادی ای هستند که گردش صحیح مالی، اساس و پایه تشکیل و بقای آنهاست و متاسفانه بسیاری از تازه کاران علاقه مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست ها و ضرر و زیان ها به دلیل همین غفلت اتفاق می افتد.
لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم، بنابراین در غالب یک سلسله مقالات مرتبط و منظم نسبت به آموزش شما به زبان ساده تلاش خواهیم کرد.
شما صاحب یک شرکت و در واقع یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوعع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید.
بنابراین اینجاست که نرم افزارحسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریقق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت.
تعدد و تنوع زیاد نرم افزارها، مشتریان را در انتخابشان سردرگم میکند.هر نرم افزارحسابداری مدعی است که بیشترین امکانات را برای بهبود اوضاع کسب و کارتان دارد. قیمت نرم افزارها هم به طرز شگفت انگیزی متفاوتت است.
از نرم افزارحسابداری پنجاه هزار تومانی که ادعای محاسبه بهای تمام شده و سود و زیانتان را دارد تا نرم افزارهای جامع مالی چند ده میلیونی با خصوصیات و امکاناتی منحصربفرد اما به راستی یک نرم افزارحسابداری مناسب برای کسب و کار شما چه معیارهایی دارد ؟
هنگام انتخاب، یک نکته اساسی را در نظر بگیرید. اینکه برای چه کسی نرم افزارحسابداری میخرید؟
خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزارحسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشانن برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.
سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.
درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.
• نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
• نرم افزارحسابداری مناسب برای حسابداران
این دسته بندی بر اساس نوع کاربران تعیین شده است که در ادامه به خصوصیات هر کدام به تفصیل خواهیم پرداخت.
۱- نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
دسته اول، برای کاربرانی طراحی شده است که مسئول نگهداری حساب و کتاب یک کسب و کار کوچک اند، ولی حسابدار حرفه ای نیستند. یعنی نه رشته تحصیلی اشان حسابداری بوده، نه تجربه کاملی در حسابداری به شکل تخصصی دارند.
آنها میتوانند به خوبی فاکتور فروش بزنند، پرداخت نقد و چک مشتری را ثبت و مانده مشتری را حساب کنند، ولی حسابداری با آن چارچوب استانداردش را نمیشناسند.
قیمت رقابتی نسبت به محصولات هم رده
خدمات رایگان و گارانتی شش ماهه کلیه سیستم ها
ارائه تسهیلات خاص برای شرکت های تازه تاسیس
نصب و راه اندازی رایگان
آموزش رایگان به هر تعداد کاربر هنگام استقرار نرم افزار
امکان افزودن کاربر نامحدود در شبکه به صورت رایگان
خدمات
استقرار سیستم بر مبنای تطبیق امکانات سیستم با نیازهای مشتریان
دسترسی به پایگاه دانش محصولات
بهره گیری از سامانه پشتیبانی بیتا جهت استفاده از خدمات پشتیبانی
تعهد به رفع اشکال احتمالی سیستم های خریداری شده بدون نیاز به قرارداد پشتیبانی
ارتقاء نرم افزار به صورت دوره ای
ویژگی های فنی و کاربردی
بهره گیری از آخرین روش ها و تکنولوژی های تولید و توسعه نرم افزار
واسط کاربری به روز و دلنشین با سهولت بالا برای استفاده از سیستم
سرعت بالای استفاده از سیستم در فضای شبکه Lan و Wan
امکان استفاده در چندین شعبه در بستر وب با سرعت مناسب
امکان نگهداری اطلاعات مالی و سازمانی هر تعداد موسسه مستقل به صورت متمرکز
مدیریت و نگهداری اطلاعات کلیه سال های مالی در یک بانک اطلاعاتی
امکان استفاده از گزارش ساز پویای بیتا جهت ساخت گزارشات دلخواه
امکان ادغام و سرجمع نمودن فرآیندهای هر زیرسیستم برای تولید سند حسابداری مرتبط
امکان تعریف الگوی ادغام و تعیین زمان ارسال سند فرآیندها به طور خودکار