اهمیت ویژه کنترل سیستماتیک وجوه نقد و ارزیابی موجودی نقدی و تعهدات مالی سازمان ها تثبیت شده است. اما با توجه به فرآیندهای زیاد عملیات دریافت و پرداخت و فرآیندهای تکمیلی آنها و پیچیدگی نرم افزارهای خزانه داری موجود، تمایل کاربران را برای استقرار نرم افزار خزانه داری کم می نماید. استراتژی اصلی درر طراحی سیستم خزانه داری بیتا سهولت استفاده از کلیه فرآیندهای سیستم در عین وجود یک دید جامع در کل نرم افزار می باشد. همچنین به ثبت اتوماتیک کلیه تراکنش های مالی در سیستم حسابداری توجه ویژه ایی شده است.
برخی امکانات سیستم
• امکان تعریف بانک ها و شعبات مرتبط
• امکان تعریف حساب های بانکی و دسته چک های هر حساب
• امکان تعریف صندوق ها و تنخواه های ارزی و ریالی
• امکان تعیین کنترل یا عدم کنترل مانده لحظه ای کلیه مراکز مالی
• امکان تعریف کدینگ منابع و مصارف جهت تولید گزارش صورت جریان وجوه نقد و مبحث ارسال سند
• امکان تعریف کدینگ رابط مراکز مالی برای صدور اسناد خزانه داری
• امکان تعریف کدینگ کسور به عنوان عامل کاهنده در فرآیند پرداخت مانند مالیات تکلیفی و یا حسن انجام کار
• دریافت و پرداخت به صورت ترکیبی از چک و نقد در یک سریال فرآیند
• امکان تعریف چندین نوع دریافت و پرداخت و اختصاص نوع دهنده/گیرنده (اشخاص،شرکت ها / مراکز هزینه و ...)
• امکان نقد مستقیم چک و واریز آن به صندوق
• امکان جابجایی چک ها بین صندوق ها
• امکان شارژ تنخواه از مراکز مالی و ثبت صورت خلاصه تنخواه
• امکان استفاده از کلیه تفصیلی های شناور (به غیر از مراکز مالی ) در عملیات دریافت و پرداخت
• امکان انجام کلیه ی فرآیندهای مربوط به اسناد دریافتنی اعم از واگذار به بانک، اخذ عادی از بانک، اخذ واخواستی، نقد مستقیم، وصول، خرج، عودت
• امکان مدیریت اسناد تضمینی شامل دریافت چک تضمینی، پرداخت تضمینی، تبدیل عادی به تضمینی و بالعکس
ویژگی های کاربردی
• امکان صدور خودکار اسناد حسابداری در زمان ذخیره فرآیندها
• امکان انجام کلیه فرآیندهای مربوط به چک از طریق فرم مدیریت اسناد
• امکان تعریف عوامل هزینه پرکاربرد جهت بالا بردن سرعت ورود اطلاعات صورت خلاصه تنخواه
• امکان ثبت یک برداشت از مرکز مالی و پرداخت همزمان به طرف تجاری و مرکز مالی (جابجایی بین مراکز)
• امکان تعیین سقف دریافت و پرداخت برای صندوق و تنخواه ها
• جستجوی پیشرفته در کلیه فرآیندها و با توجه به کلیه فیلدهای اطلاعاتی
• پروسه سیستـماتیک درخواست وجه و درخواست چک برای هر پرداخـت و اتصال آن به سیستم تامین و فاکتور خـرید
• امکان دسترسی راحت به گزارشات پرکاربرد مثل گردش چک و گردش مراکز مالی از کلیه فرم ها و فرآیندهای سیستم
برخی گزارشات سیستم
• گزارشات اسناد دریافتنی به تفکیک نوع و وضعیت
• گزارشات اسناد پرداختنی به تفکیک نوع و وضعیت
• گزارش گردش صندوق ها و تنخواه ها
• گزارش گردش و دفتر بانک
• گزارش دفاتر صندوق و تنخواه
• گزارش کلیه فرآیندها و گردش چک
• گزارش مرور خزانه داری و مشاهده درختواره فرآیندهای مرتبط با مراکز مالی
• ابزار طراحی فرمت چاپ چک به تفکیک حساب ها
نرم افزار حسابداری یک بخش از برنامه های کامپیوتری است که شما را قادر به مدیریت معاملات مالی کسب و کار می کند. چنین برنامه هایی می توانند به طور گسترده در حوزه متفاوت به کار گرفته شوند، برخیی از برنامه حسابداری برای حسابداری ساده و برخی دیگر برای کسب و کارهای بزرگ طراحی شده اند. با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان بخش حسابداری را کارآمدتر و با جلوگیری از اشتباهات به واسطهه برنامه حسابداری هزینه های به وجود آمده در این زمینه را به مقدار قابل توجهی کاهش داد.
با استفاده از نرم افزار حسابداری میتوان به طور معمول صدها ورودی و خروجی را به طور همرمان مورد بررسی قرار داد.
• سیستم نرم افزار حسابداری مالی : که در تنظیم دفاتر کل و روزنامه و معین و تفصیلی استفاده می شوند
• سیستم نرم افزار حسابداری فروشگاهی : که فروش روزانه و سود و زیان را کنترل می کنند
• سیستم نرم افزار حسابداری انبار و انبارگردانی
• سیستم نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد
• سیستم نرم افزار اتوماسیون حسابداری اداری و مالی ( دبیر خانه )
با پیشرفت تکنولوژی و با تغییر روش انجام امور حسابداری از روش دستی به کامپیوتری، به کل شیوه انجام امور حسابداری و گزارشگیری از آن تغییر یافت، که این تغییر نیز برای جامعه حسابداران بسیار مفید واقع شد.
یکی از مهم ترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری نسبت به حسابداری به روش دستی صرفه جویی در زمان است. به این صورت که یک نرم افزار حسابداری قابلیت پردازش حجم بالایی از اطلاعات را در کسریی از ثانیه دارد و معمولا بخش عظیمی از امور حسابداری را به صورت خودکار انجام می دهد.
امروزه نرم افزار های حسابداری زیادی در جامعه وجود دارد که هر کدام از این نرم افزار ها قابلیت های خاص خود را به همراه دارند. در نتیجه یکی از نکات مهم در انتخاب یک نرم افزار حسابداری، متناسب بودن نسخه نرم افزار حسابداری با کسب وکار ما می باشد.
به طور کل نرم افزار های مختلفی برای انجام امور حسابداری وجود دارد که هر فرد بسته به نوع کار خود می تواند نرم افزار مورد نظر خود را انتخاب کند. علاوه بر این یک نرم افزار باید از هر لحاظ دارای امنیت باشد تا ازز سرقت و یا تغییر اطلاعات کاربر به هر نحوی جلوگیری کند که امروزه معمولا شرکت های تولید کننده‌ی نرم افزار حسابداری با استفاده از قفل های سخت افزاری و گذرواژه های نرم افزاری، امنیت اطلاعات کاربر را تضمین می‌کنند.
از دیگر ویژگی های یک نرم افزار حسابداری داشتن رابط کاربری مناسب است. در عین حال یک نرم افزار حسابداری باید بازدهی کاملی برای کاربر داشته باشد. به طور معمول مهم ترین خواسته یک کاربر از یک نرم افزار حسابداری، امکان استفاده از ابزار های گزارشگیری به صورت دقیق و صحیح می‌باشد تا با استفاده از نتیجه‌ی این گزارشات عملکرد مناسبی برای بازدهی بهتر کسب وکار خود اندیشه کند.
در پایان میتوان گفت یکی از لازمه های امور حسابداری، استفاده از یک نرم افزار مناسب و متناسب با کسب و کار هر فرد می‌باشد.
انتخاب یک نرم افزار حسابداری می‌تواند ویژگی‌هایی را شامل شود که شما با اجرای یک نرم افزار حسابداری نیازمند آنها باشید. بیشتر ویژگیهای مورد نظر موسسات مالی از یک برنامه حسابداری می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
مدیریت موجودی: شامل مدیریت کامل روی ورود و خروج کالا، گزارشات ریالی انبار
مدیریت اطلاعات مشتریان یا اموری که به صورت امور جاری در سیستم انجام می‌شود .
تهیه لیست حقوق، دریافت و پرداخت‌ها
گزارشات مالی مورد نیاز مالیاتی و ..
جایگاه حسابداری در کسب و کار امروز
حسابداری از قدیم الایام جزو یکی اعمال مهم در سطح جامعه و کسب و کار بوده است و با توجه به اینکه در زمان‌های قدیم حسابداری در سطح ساده‌تری انجام می‌گرفته، یکی از معمول‌ترین روش‌های انجام امور حسابداری استفاده از سندهای دستی و بایگانی آنها بوده است.
این روش با توجه به اینکه کارایی خود را داشت در عین حال پیچیدگی و معایب خاص خود را هم به همراه داشت. به مرور و با گذشت زمان به خصوص پس از بزرگتر شدن سطح تجارت جوامع و کسب و کار و با حجیم شدن اسناد حسابداری نیاز مردم به تغییر روش ذخیره سازی اسناد حسابداری حس می‌شود. به مرور همگام با پیشرفت تکنولوژی و فراگیر شدن کامپیوتر در سطح جامعه، امور حسابداری نیز از روش دستی به این وسیله انتقال یافت. استفاده از کامپیوتر در امور حسابداری تاثیر بسزایی در آسان کردن حسابداری داشت، زیرا کامپیوتر امور حسابداری و محاسبات پیچیده را نسبت به انسان بسیار سریعتر و با ضریب خطای کمتر انجام می‌دهد. علاوه بر این توانایی پردازش و ذخیره‌سازی حجم زیادی از اطلاعات را در کسری از ثانیه دارد. همچنین گزارشات از امور حسابداری نیز برای مدیران بسیار حائز اهمیت است. از این رو کوشیده شده تا رابط های کاربری حسابداری عملکرد بسیار دقیق و بهنگام داشته باشند تا در صورت نیاز در حداقل زمان جوابگوی تمام نیازهای افراد باشند.
قابلیت حمل
یک نرم‌افزار حسابداری خوب در هر مکان و زمان امکان پیگیری تمام مخارج و درآمدهایتان را فراهم می‌کند و کار شما را در برنامه ریزی مالی ساده می‌کند. به کمک یک نرم‌افزار بودجه‌بندی می‌توانید تمام حساب‌ها، معاملات و قبوض پرداختی خود را در یک مکان داشته باشید و به سادگی به همه ی آنها دسترسی داشته باشید. نرم‌افزاری که قابلیت حمل داشته باشد، قادر است در وسیله‌های الکترونیکی مختلف نظیر تلفن‌هایی هوشمند و تبلت‌ها اجرا شود و از این طریق در هر کجا که باشید، دسترسی به بودجه بندی مالیتان را برایی شما فراهم کند.
سادگی
سادگی یک نرم‌افزار حاصل ظرافت فنی آن است. اگر بهترین نرم‌افزار حسابداری موجود را نیز در اختیار داشته باشید که قادر باشد تمام مشکلات مالی شما را حل کند، اما نتوانید به سادگی از آن استفاده کنید، بیشتر از چند روز یا چند ساعت از آن نرم‌افزار استفاده نخواهید کرد.
امنیت
امنیت مهم‌ترین ویژگی یک نرم‌افزار حسابداری مالی به شمار می‌رود. با توجه به این که تعداد وسایل الکترونیکی همراه روز به روز بیشتر می‌شود، میزان استفاده‌ی این دستگاه‌ها از اینترنت به طور چشم‌گیریی افزایش یافته است. از همین روی برخی از سازندگان نرم‌افزارهای موبایل اطلاعات کاربران خود را به شرکت‌های جمع‌آوری اطلاعت می‌فروشند تا سود اندکی کسب کنند. یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید از نظر امنیتی قوی باشد و از اطلاعات شخصی کاربران خود به خوبی محافظت کند.
ویژگیهای یک نرم افزار خوب :
مبتنی بر اصول مهندسی نرم افزار طراحی شده باشد
در عین دارا بودن ویژگیهای مورد نظر موضوع نرم افزار، دارای رابط کاربری ساده و آسان باشد
دارای ساختار پایگاه داده منسجم و مستحکم باشد . اهمیت این مطلب از اینروست که در واقع کلیه اطلاعات نرم افزار در فایلهای پایگاه داده ذخیره می شوند . در حقیقت طراحی پایگاه داده بخش مهمی از پروسه طراحی نرم افزار می باشد.
نرم افزار تا حد امکان اجازه ورود اطلاعات اشتباه را به کاربر ندهد.
ارتباط منطقی بین اطلاعات توسط سیستم مدیریت گردد.
کاربر مجبور به ورود اطلاعات تکراری در برنامه نباشد. این موضوع تا حد زیادی به طراحی ساختار پایگاه داده دارد.
انواع نرم افزار حسابداری :