داشتن اطلاعات کافی از سوابق مشتری، ارائه به موقع صورتحساب، مدیریت درخواست‌ها و سفارش‌ها و برآورده نمودن به موقع آنها و اعمال سیاست‌های تشویقی و تخفیفی همراه با داشتن اطلاعات کافی در مورد موجودی محصولات و غیره، ضرورت وجود یک سیستم نرم افزاری منسجم و پویا را بیش از پیش طلب می نماید.
نرم افزار فروش اخوان بر اساس واقعیت‌های فرآیند کسب و کار و ارتباطات حسابداری ، طراحی و تحلیل گردیده است. با استفاده نرم افزار فروش اخوان بسیاری از نیاز های مجموعه در تعامل با مشتریان قابلل بررسی است و کمک ویژه ای در اجرای برنامه‌های فروش و بازرگانی به کاربرانی می‌نماید که از برنامهه استفاده می نمایند.
گزارش میزان فروش به هر یک از مشتریان
گزارش میزان فروش به تفکیک کالا و مشتری
گزارش سهم فروش هرکالا همراه نمودار و تحلیل ماهیانه
گزارش از اقلام پیش فاکتور و فاکتورها
گزارش از مانده بدهی مشتریان (مرتبط با سیستم خزانه داری و حسابداری )
گزارش صندوق به صورت جزء و کل
گزارشات سود و زیان کالا به تفکیک کالا، مشتری و بازاریاب
گزارش از فهرست فاکتورهای فروش و پیش فاکتورها
گزارش از فاکتورها براساس ویزیتورها، به تفکیک مشتریان، به تفکیک مراکز فروش
گزارشات آنالیزهای ماهانه فروش
گزارش از مجوزهای خروج صادر شده برای انبار محصول
گزارشات فروش فصلی ( 3ماهانه)
گزارش عوامل صورتحساب به صورت جزء و کل
ایجاد شناسنامه مشتریان به همراه مشخصات کامل آنها
قابلیت گروه بندی مشتریان و تعریف مشخصات کامل مشتریان
امکان تعریف زیر مجموعه مشتریان و نمایش درختی و لیستی
امکان تعیین سقف اعتبار برای مشتریان و کنترل آن در فاکتور
امکان معرفی مقیاسهای سنجش، نرخ‌های تبدیل مقیاس های مختلف و واحدهای فرعی برای هر کالا
امکان تعیین نقطه سفارش، حداقل و حداکثر موجودی به ازای هر کالا همراه با آلارم
قابلیت تعریف مراکز هزینه و موارد مصرف
قابلیت معرفی نوع فروش (نقدی و pos )
امکان تعریف بازاریاب و ثبت درصد بازاریابی به ازای هر کالا و بازاریاب
امکان تعریف توزیع کنندگان کالا و وسایل نقلیه به همراه مشخصات آن
قابلیت معرفی عوامل افزاینده و کاهنده در پیش فاکتور و فاکتور به صورت دلخواه
امکان تعریف بخشنامه فروش (تعیین لیست قیمت)
امکان ثبت پیش فاکتور و فاکتور فروش و چاپ دلخواه
امکان ثبت فاکتور فروش روزانه برای فروشگاهها به منظور مدیریت قیمت‌گذاری کالا‌ها به صورت اتوماتیک و در کمترین زمان ممکن برای عرضه کالا در فروش گاه‌ها
امکان استفاده از دستگاه بارکدخوان هنگام ثبت فاکتور یا پیش فاکتور
امکان مدیریت فرایند برگشت از فروش
امکان صدور حواله فروش خودکار و غیر خودکار و اعلام تحویل به انبارمحصول
امکان سهمیه‌بندی فروش بین مشتریان و ثبت فاکتور بر اساس سهمیه بندی
امکان تفکیک کالا و خدمات
پشتیبانی از قانون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده
امکان کنترل فی فروش بر اساس فی خرید و بهای تمام شده هر کالا
امکان صدور انواع اسناد به طور خودکار مطابق روال تعیین شده فروش (مثل : صدور خودکار فاکتور فروش بر اساس فرایندهای قبلی انجام شده نظیر : پیش فاکتور ، مجوز و ...)
امکان کنترل موجودی کالاهای رزو شده (ارائه موجودی قابل فروش کالا بر اساس سفارشات اخذ شده)
ارتباط با نرم افزار حسابداری اخوان و نرم افزار انبار اخوان
انواع نرم افزار حسابداری :
سابقه شرکت ارائه دهنده محصول:
پیشنهاد می کنیم شرکت هایی را برگزینید که بصورت تخصصی روی نرم افزار مدیریت آموزشگاه فعالیت می کنند و دارای سابقه چندین ساله هستند پس سعی کنید از شرکت رسمی خرید داشته باشید تا طرف حسابب شما شخص خاص نباشد بلکه تیمی پایدار باشد
معمولا نرم افزار های نو پا و تازه کار با سفارش یک یا چند مجموعه نوشته شده و شاید در حد رفع احتیاجات همان مراکز ،امکاناتی را فراهم آورند و هنوز به اصطلاح بازاری زیر بار نرفته و امتحان خود را پس نداده باشند اطمینان به اینگونه نرم افزارها دل شیر می خواهد!
پس نرم افزاری را برگزینید که سابقه کارکرد طولانی داشته باشد و تست های لازم که در بخشهای بعدی بیشتر توضیح می دهیم را سپری کرده و دارای اشکالات کمتری باشد
از بین نرم افزارهای موجود نرم افزاری را انتخاب کنید که حداقل 95% از نیازهایی را که قبلاً مدنظرتان بوده است را برآورده کند، اگر این درصد کمتر باشد بعدها با اضافه شدن نیازهایتان به مشکل خواهید خورد
بر خلاف دمو های اینترنتی و حضوری و یا تلفنی، در دموی حضوری خیلی از مسائل برای شما روشن خواهد شد همچنین چون شخص دمو دهنده مسلط ترین فرد به نرم افزار در شرکت می باشد شما می توانید سطحح علمی آن شرکت را بسنجید
برخی از شرکت ها تیم پشتیبان جدای از برنامه نویسان دارند که می تواند روند دریافت پشتیبانی شما در چند مرحله زمانبر ختم به برنامه نویسان شود پس از شرکت هایی خرید کنید که برنامه نویسان؛ خود مسئول پشتیبانی هستند یا حداقل افراد پشتیبان آشنا به برنامه نویسی باشند (در مبتکران صنعت برنامه نویسان مستقیم پشتیبانی را انجام خواهند داد)
1) به چه چیزی گارانتی گفته می شود؟
پشتیبانی نرم افزار یعنی چه و چه مواردی را شامل می شود؟
خدمات پس از فروش شامل چه مواردی است؟
نرم افزار محدودیت تاریخ یا تعداد دارد؟
شرایط تمدید پشتیبانی با اتمام قرارداد پشتیبانی اولیه چیست؟
آیا شرکت آماده ارائه پشتیبانی موردی هست و شرایط آن چیست؟
پشتیبانی در محل ارائه می شود؟
عقلتان را پشت چشمتان پنهان نکنید و گول ظواهر را نخورید ملاک هایی نظیر بزرگی مکان شرکت، تبلیغات بیشتر، حضور گسترده در نمایشگاه ها، رتبه شرکت و سایت پر زرق و برق و نرم افزار با ظاهر زیبا و رنگ بندی های متنوع فقط برای کاربران استفاده کننده جذابیت دارند ولی شما که مدیریت موسسه و آموزشگاه را بر عهده دارید و یا مسوول IT شما باید به نکات فنی و همچنین پوشش احتیاجات بیشتر بها دهید اگر چند نرم افزار را با امتیاز بالا کنار هم قرار دادید آنوقت به سراغ مسائل بالا بروید
شما هیچ راهی برای ارزیابی سرعت نرم افزار ندارید مگر اینکه از شرکت تولید کننده بخواهید شماره تماس بزرگترین مشتریانش را در اختیار شما قرار دهد و با تماس با مسئول مربوطه از حجم داده ها و همچنین سرعتت نرم افزار روی سرور و همچنین کلاینت ها مطلع شوید
نرم افزار ها دارای امکانات و قیمیت های متفاوتی هستند اگر بودجه محدودی را برای خرید نرم افزار کنار گذاشته اید و قیمت برای شما مهم تر از همه چیز است کار شما کمی سخت خواهد بود، چون مجبورید نرم افزاری را برگزینید که با بودجه شما همخوانی داشته باشد نه با نیازهای شما ولی درصورت داشتن بودجه باز،، نرم افزاری را خریداری نمایید که نسبت امکانات ارائه شده در آن به قیمت ، منصفانه و مناسب شما و نیازهای شما باشد
الف ) مشخصه های کمی (Quantity Specification)
قبل از خرید حتماً از شرکت بپرسید که نرم افزار با سیستم عامل مورد نظر شما سازگار است یا خیر
استفاده از ابزارهای مدرن و قدرتمند هر چند کم ولی در کیفیت نرم افزار بی-تاثیر نیست
یکی از مهم ترین قسمت های هر نرم افزار (نرم افزارهای مبتنی بر پایگاه داده) نوع بانک آن می باشد بانک های اطلاعاتی نظیر SQL SERVER و Oracle از بانک های اطلاعاتی مشهور، محبوب و حرفه ای و بانک ACCESS از بانک های اطلاعاتی متوسط برای مصارف معمولی هستند
هنگام خرید پیش بینی گسترش کار و توسعه نرم افزار را بدهید و قابلیت شبکه و میزان هزینه به ازای هر کلاینت (Node) را از شرکت مورد نظر سوال کنید (مبتکران صنعت در تعداد کلاینت های نرم افزار محدودیتیی ندارد و رایگان می باشد)
نکته :
شبکه پذیری با تحت وب بودن فرق می کند
نرم افزار تحت وب به نرم افزاری می گویند که بر روی مرورگر اجرا می شود و معمولاً برای دسترسی بر روی اینترنت به کار می رود مانند سایت های یاهو یا ثبت نام های اینترنتی
ب ) مشخصه های کیفی (Quality Specification)
در میزان کیفیت نرم افزار فقط 2 عامل طراحی و ساخت وجود دارد که اگر ضریب هر کدام را 50% در نظر بگیریم
بخش طراحی که شامل الگوریتمها میباشد هرگز توسط مصرف کننده قابل رویت و ارزیابی نیست پس کاربر هرگز نمیتواند به کیفیت واقعی نرم افزار پی ببرد
ولی در عمل ، استفاده از نرم افزار مسائل را تا حدود زیادی روشن میکند
مواردی از قبیل
عدم داشتن خطا در نرم افزار
عدم مغایرت در خروجی یا گزارشات
سادگی و عدم پیچیدگی نرم افزار
ظاهر و فرمهای نرم افزار
گزارشات و خروجی ها
داشتن راهنمای نرم افزار و از این قبیل را میتوان از موارد کیفی نرم افزار دانست
سعی کنید نیاز ها رایکپارچه ببینید و نرم افزاری انتخاب کنید که این نیاز ها را در خود جای دهد حتی الامکان از خرید چند نرم افزار جزیره ای اجتناب کنید
حتی المکان از انتخاب نرم افزار بدون ارتقا و از رده خارج از لحاظ تکنولوژی پرهیز کنید چون به مرور زمان نیاز های جدیدی برای شما حادث میگردد نرم افزاری که پشتیبانی قوی و بروز رسانی مستمر داشته باشد می تواند تا چندین سال نیاز های شما را مرتفع نموده و لزومی به تعویض نرم افزار نداشته باشید
نتیجه گیری
خرید یک نرم افزار یعنی شروع رابطه مبتنی بر اعتماد
پس در نهایت به شرکتی اعتماد کنید که قبل از هر چیز صداقت را سرلوحه کار خود قرار داده است.
نرم افزارحسابداری مناسب : از آنجایی که همه کسب و کارها فارغ از ابعاد و مقیاس، در واقع بنگاه های اقتصادی ای هستند که گردش صحیح مالی، اساس و پایه تشکیل و بقای آنهاست و متاسفانه بسیاری از تازه کاران علاقه مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست ها و ضرر و زیان ها به دلیل همین غفلت اتفاق می افتد.
لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم، بنابراین در غالب یک سلسله مقالات مرتبط و منظم نسبت به آموزش شما به زبان ساده تلاش خواهیم کرد.
شما صاحب یک شرکت و در واقع یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح شما این است که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوعع فعالیت وقت گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت تلف کنید.
بنابراین اینجاست که نرم افزارحسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک می آید. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، زندگی شما آسان تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریقق نرم افزار، امور مالی شما به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهد گرفت.
تعدد و تنوع زیاد نرم افزارها، مشتریان را در انتخابشان سردرگم میکند.هر نرم افزارحسابداری مدعی است که بیشترین امکانات را برای بهبود اوضاع کسب و کارتان دارد. قیمت نرم افزارها هم به طرز شگفت انگیزی متفاوتت است.
از نرم افزارحسابداری پنجاه هزار تومانی که ادعای محاسبه بهای تمام شده و سود و زیانتان را دارد تا نرم افزارهای جامع مالی چند ده میلیونی با خصوصیات و امکاناتی منحصربفرد اما به راستی یک نرم افزارحسابداری مناسب برای کسب و کار شما چه معیارهایی دارد ؟
هنگام انتخاب، یک نکته اساسی را در نظر بگیرید. اینکه برای چه کسی نرم افزارحسابداری میخرید؟
خیلی مهم است بدانید کاربر یا کاربرانی که قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما را بوسیله این نرم افزارحسابداری مدیریت کنند، چقدر با اصول و مفاهیم مالی و دفترداری قانونی آشنا هستند. میزان مهارتشانن برای کار با انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری چقدر است.
سپس متناسب با مهارت و تخصصشان نرم افزار تهیه کنید.
درست است که نرم افزارهای حسابداری هر کدام نام، قیمت و ظاهری متفاوت دارند، اما میتوان همه آنها را در دو دسته کلی جای داد.
• نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
• نرم افزارحسابداری مناسب برای حسابداران
این دسته بندی بر اساس نوع کاربران تعیین شده است که در ادامه به خصوصیات هر کدام به تفصیل خواهیم پرداخت.
۱- نرم افزارحسابداری مناسب برای غیرحسابداران
دسته اول، برای کاربرانی طراحی شده است که مسئول نگهداری حساب و کتاب یک کسب و کار کوچک اند، ولی حسابدار حرفه ای نیستند. یعنی نه رشته تحصیلی اشان حسابداری بوده، نه تجربه کاملی در حسابداری به شکل تخصصی دارند.
آنها میتوانند به خوبی فاکتور فروش بزنند، پرداخت نقد و چک مشتری را ثبت و مانده مشتری را حساب کنند، ولی حسابداری با آن چارچوب استانداردش را نمیشناسند.
قیمت رقابتی نسبت به محصولات هم رده
خدمات رایگان و گارانتی شش ماهه کلیه سیستم ها
ارائه تسهیلات خاص برای شرکت های تازه تاسیس
نصب و راه اندازی رایگان
آموزش رایگان به هر تعداد کاربر هنگام استقرار نرم افزار
امکان افزودن کاربر نامحدود در شبکه به صورت رایگان
خدمات
استقرار سیستم بر مبنای تطبیق امکانات سیستم با نیازهای مشتریان
دسترسی به پایگاه دانش محصولات
بهره گیری از سامانه پشتیبانی بیتا جهت استفاده از خدمات پشتیبانی
تعهد به رفع اشکال احتمالی سیستم های خریداری شده بدون نیاز به قرارداد پشتیبانی
ارتقاء نرم افزار به صورت دوره ای
ویژگی های فنی و کاربردی
بهره گیری از آخرین روش ها و تکنولوژی های تولید و توسعه نرم افزار
واسط کاربری به روز و دلنشین با سهولت بالا برای استفاده از سیستم
سرعت بالای استفاده از سیستم در فضای شبکه Lan و Wan
امکان استفاده در چندین شعبه در بستر وب با سرعت مناسب
امکان نگهداری اطلاعات مالی و سازمانی هر تعداد موسسه مستقل به صورت متمرکز
مدیریت و نگهداری اطلاعات کلیه سال های مالی در یک بانک اطلاعاتی
امکان استفاده از گزارش ساز پویای بیتا جهت ساخت گزارشات دلخواه
امکان ادغام و سرجمع نمودن فرآیندهای هر زیرسیستم برای تولید سند حسابداری مرتبط
امکان تعریف الگوی ادغام و تعیین زمان ارسال سند فرآیندها به طور خودکار